Документация хозяйственных операций. Характерной особенностью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций, предприятий и учреждений. Обязательным условием учетных записей является обоснование их документами.

Бухгалтерские документы представляют собой письменное доказательство фактов хозяйственной жизни или права на их выполнение. Они служат основанием для всех последующих учетных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит прежде всего от качества документов, их точности и своевременности.

Особенно большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного и последующего контроля за законностью фактов хозяйственной деятельности и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии.

Важную роль играют документы в проведении контроля за сохранностью активов хозяйствующих субъектов.

Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств могут быть осуществлены только на основании документов, оформленных в установленном порядке. Это предотвращает возможность разного рода злоупотреблений.

Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими предприятиями, организациями и лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как письменное свидетельство совершенных операций.

Документы имеют также большое значение для организации и ведения оперативного контроля за хозяйственной деятельностью. Их используют для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, а также для подтверждения правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный (старший) бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целесообразностью и законностью фактов хозяйственной жизни при подписании документов, на основании которых будут отпущены товарно-материальные ценности, выданы денежные средства и т. п.

На основании документов ведут также и последующий контроль за фактами хозяйственной жизни, главным образом путем проверки их бухгалтерами при приемке отчетов и ревизорами при проведении документальных ревизий хозяйственной деятельности. Таким образом, документация представляет собой способ непрерывного и сплошного наблюдения за фактами хозяйственной жизни и регистрацию полученной о них информации в документах для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственной деятельности и контроля за ней.

К выписке и оформлению документов предъявляются определенные требования, которые устанавливаются соответствующими государственными органами. Основные требования, которым должны удовлетворять документы, установлены Законом “О бухгалтерском учете”.

В организациях, на предприятиях совершаются самые разнообразные факты хозяйственной жизни. Для их оформления нужны различные по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий правильной документации является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно и полно установить содержание факта, место, время и условия его совершения, во-вторых, обеспечат документу доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;