Выбор секретаря делайте, не опираясь на внешние данные человека, а исходя из его профессиональных качеств. Пригласите 2–3 соискателей на эту должность, дайте претендентам скрипт разговора по телефону и посмотрите, у кого будет самый лучший приход людей. Параллельно оцените, кто из кандидатов лучше работает с документами и приемом заказов, а также правильно общается с остальными сотрудниками.

Таким образом через несколько дней вы сможете определить, какой кандидат вам подходит больше.

Главные обязанности секретаря – это приглашение людей на собеседование и работа с документацией.

Также секретарь обязан вести контроль просроченных договоров и собирать заявки для дистрибьюторов.

Приход людей на собеседование должен быть не ниже 70 % от всех записавшихся. При этом задача секретаря – регистрировать в специальной тетради каждого звонящего соискателя. Секретарь должен записать: ФИО претендента, возраст, телефон, время собеседования, источник, по которому человек позвонил по объявлению.

Когда люди начнут приходить на собеседование, секретарь должен раздать им краткие анкеты для заполнения, а затем проверить правильность заполнения и сверить паспортные данные.

После собеседования секретарь должен позвонить по всем одобренным анкетам соискателей и пригласить людей на обзорный день.

Обяжите секретаря предоставлять вам ежедневную информацию по входящим звонкам.

Секретарь должен записывать:

• сколько человек позвонили по вашему объявлению;

• сколько человек записались на собеседование;

• сколько человек из звонивших реально пришли на собеседование.

Качество работы секретаря оценивается в большей степени по проценту прихода. Не забывайте, что низкий процент прихода – это зря потраченные деньги на рекламу. Также смотрите, насколько щепетильно секретарь проверяет достоверность информации о сотрудниках и действующие сроки договоров.

При выборе кладовщика в первую очередь оценивайте умение человека быстро и правильно считать, а также пользоваться компьютером.

Зарплату кладовщика сделайте чуть выше средней зарплаты по городу, так как этому человеку постоянно придется работать с материальными ценностями и считать склад по субботам.

У кладовщика должно быть удобное место работы. На эту должность можете подыскать человека, уже отходившего у вас в «поле». Он будет хорошо знать специфику вашего бизнеса, и вам не придется обучать его дополнительно.

В обязанности кладовщика входит:

• выдача товара дистрибьюторам и прием его обратно на склад;

• еженедельный подсчет склада;

• содействие контролирующим органам;

• контроль правильного заполнения реализационных и долговых накладных;

• ответственное хранение всей складской документации, в том числе сертификатов;

• контроль сроков сертификации товаров;

• уборка склада и соблюдение чистоты;

• написание необходимых актов о недостаче и порче товара.

Операторы колл-центра осуществляют работу по обзвону организаций города с целью получения согласия на то, чтобы дистрибьютор подъехал к ним и продемонстрировал образцы товара.

Качество работы операторов очень сильно влияет на качество работы дистрибьюторов. Поэтому у каждого оператора должно быть удобное рабочее место и исправный телефонный аппарат.

Принимая на работу сотрудников колл-центра, осведомите их, насколько важна и ответственна их работа. Оплату труда для них сделайте из окладной части и бонусной за повышенный результат по назвонившим адресам.

Если у вас больше трех операторов, то выберите из них главного, который будет не только контролировать работу всех остальных, но и нести материальную ответственность за неправильные адреса. Все остальные операторы должны подчиняться главному оператору.