Регистрационные документы должны храниться в отдельной папке в надежном месте. Лучше всего для этой цели подходит сейф.

Накладные на выдачу товара должны храниться на складе. При получении товара со склада дистрибьютор ставит в накладной свою подпись.

Если вы решили взять со своего сотрудника расписку в получении денег, то оформляйте ее не на организацию, а на частное лицо. Таким образом сотрудник берет в долг не у компании, а у вас лично. Расписка оформляется при двух свидетелях с внесением паспортных данных обеих сторон. Сотрудник пишет расписку собственноручно.

Как руководитель вы должны правильно хранить, обрабатывать и передавать информацию. Это есть неотъемлемая часть бизнеса прямых продаж.

1. Компьютер.

Не имея компьютера, вы практически не сможете в срок посчитать склад, составить правильный отчет, обеспечить операторов cаll-центра необходимым объемом работ. Отсутствие безлимитного интернета приведет вас к существенным временным и финансовым затратам на междугороднюю связь.

Умение правильно и в полном объеме пользоваться различными программными продуктами позволит вам быстрее получать и эффективнее анализировать различную информацию.

Офисный компьютер предназначен для работы в офисе, он помогает в решении офисных задач. Поэтому доступ к нему должны иметь как можно меньше сотрудников.

Если вы не способны самостоятельно решать вопросы, связанные с налаженной работой компьютера, то в кратчайшие сроки найдите специалиста, который регулярно будет его обследовать и приходить к вам по первому зову.

Информация, хранимая в офисном компьютере, очень важна. Если компьютер выйдет из строя, то вы потеряете много времени, сил и денег на восстановление данных. Поэтому каждый вечер сохраняйте все документы и прикладные программы на внешний носитель. Это поможет вам не прерывать надолго работу в случае форс-мажора.

Также вы можете вести всю работу в системе «Облако Mail.Ru». И если с вашим компьютером случится что-то непредвиденное, то вы с легкостью сможете продолжить свою работу с другого компьютера.

Возьмите себе за правило не устанавливать на рабочий компьютер игры или не нужные для работы программы. Пользуясь интернетом, ничего не сохраняйте на компьютере, если не знаете, что это и от кого это пришло вам. Никогда не открывайте письма от неизвестных вам людей.

На офисный компьютер установите несколько программ, которые обеспечат вам возможность полноценной работы. Например, Microsoft Office, 2ГИС, интернет-браузер, Skype или «Telegram», графический редактор, Adobe Acrobat. Все остальное – просто мусор.

2. Клиентская база.

Клиентская база является важнейшим программным продуктом, утеря или порча которого влечет за собой большие финансовые и людские ресурсы. Создать ее можно в приложении Excel, указав информацию о фирмах города: названия, адреса, телефоны.

Клиентская база позволяет обеспечивать работу операторов call-центра и дистрибьюторов. Создать ее можно самостоятельно или с помощью специалиста. Если вы никогда не создавали клиентскую базу, то доверьтесь эксперту, а затем по мере необходимости вносите в базу свои коррективы.

3. База-склад и база-офис.

База склад-офис работает с помощью программы Access и содержит всю информацию о движениях товара и денег в компании. Так же, как и клиентская база, она имеет первостепенное значение для слаженной и правильной работы офиса.

4. Интернет.

Офисный интернет должен выполнять функцию обмена рабочей информацией и рабочего общения. Не забывайте, что вся остальная деятельность, производимая с помощью интернета, приводит к рискам.