Бухгалтер не является материально ответственным лицом по закону. И вот тут сплошные ямы. Формально, на любом предприятии должны работать директор, бухгалтер и кассир. Директор вместе с кассиром, в отличие от главбуха, как раз несут полную материальную ответственность.

Технология работы должна быть следующая: один из сотрудников (например, кассир) заполняет чековую книжку и передаёт её главному бухгалтеру. Главбух, сверив правильность, обоснованность и правомочность платежа, подписывает чек и передаёт на подпись и утверждение директору. Подпись директора скрепляют оттиском печати[29], после чего чековая книжка снова попадает в руки кассиру, с которым заключён договор о полной материальной ответственности. Кассир едет в банк и по чеку получает наличные деньги. С ними кассир прибывает на предприятие и, заполнив приходный ордер, оприходует деньги в кассу. После этого кассир, например, по заявлению сотрудника, со второй подписью главного бухгалтера и разрешительной резолюцией директора может выдать наличные деньги, например, в качестве командировочных. Материальная ответственность за эти денежные средства переходит от кассира к работнику.

Вы видите, что бухгалтер эти деньги в глаза не видит. И это юридически обосновано. Он их контролирует, учитывает, подтверждает обоснованность платежа и организует работу всей бухгалтерии по движению и учёту денежных средств. А материальную ответственность в части, касающейся расходования наличных денежных средств, несут директор, кассир и получивший их товарищ. Кстати, после того как ваш коллега получил деньги, в течение трёх дней он обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчёт с приложением чеков и других товарно-сопроводительных документов, подтверждающих их расходование или покупку. И тут следует напомнить о существовании лимита на оплату наличными. Наличными можно оплачивать не более 100 тыс. рублей по одной сделке. Одна сделка – это один договор или один счёт. На этот случай действует постановление Центробанка РФ о лимите.

Например, вы арендуете ресторан под Новый год. Если аренда обойдётся в 100 тыс. рублей, вы укладываетесь в лимит, поэтому можно платить наличными. Если аренда дороже, рассчитываться наличными нельзя. Иначе штраф! Правило лимита действует для компаний и индивидуальных предпринимателей. Для ООО лимит работает всегда: деньги можно выдать только на нужды вашего ООО. И никаких вариантов! А вот для ИП правило лимита действует лишь на рабочие сделки. Это значит, если вы ИП и покупаете Майбах для себя, то платите наличными. Если арендуете конференц-зал для семинара, приходится укладываться в 100 тыс. рублей или платить перечислением.

Исходя из всего вышесказанного, следует, что по закону в ООО должны быть директор, бухгалтер и кассир. А что наблюдаем повсеместно? Одного директора, непременно генерального, который официально извещает налоговую инспекцию о том, что бухгалтерский и налоговый учёт он будет осуществлять сам. Тем самым подтверждает, что он лично осуществляет функции главного бухгалтера, за что несёт всю полноту ответственности. К тому же он вдобавок ещё и кассир.

В лучшем случае, в салоне будет работать «приходящий» бухгалтер. Ну и словечко управленцы придумали. Хорошо хоть что не гулящий! И тут снова возникает проблема юридического плана. Гендиректор – материально ответственное лицо. Следовательно, он, как кассир, может получить деньги в банке и самостоятельно их оприходовать. Но чаще всего, эту функцию возлагают на бухгалтера, который по закону не должен это делать, так как на него нельзя возложить материальную ответственность. Выход в данной ситуации один. Или выполнять обязанности кассира самому директору, или функции кассира возложить на кого-то из сотрудников. Но существует один нюанс: нельзя возлагать совмещение 0,25 ставки кассира на генерального директора, так как он без специального разрешения учредителей не вправе работать на нескольких должностях одновременно.