В протоколах Политбюро с грифом «строго секретно» часть вопросов повестки дня приведена без текста принятого постановления с указанием «Решение – особая папка», что означало отнесение этого решения к категории «совершенно секретно». Принятые на заседании и в период между заседаниями Политбюро «совершенно секретные» решения оформлялись в отдельный «особый протокол». Большинство «особых протоколов» Политбюро ХIII – ХV созывов имеет, наряду с общим, дополнительный порядковый номер, в 30-е гг. эта делопроизводственная практика прекратилась, поскольку фактически на каждом заседании Политбюро рассматривались вопросы, относимые к категории «особая папка». «Особый протокол» не включал в себя ссылок на иные («строго секретные») решения и записи о присутствующих на заседании (см. ниже), в остальном не отличаясь от обычных («строго секретных») протоколов Политбюро.

В начальной части «строго секретных» протоколов Политбюро приведены сведения о присутствующих на заседании членах и кандидатах в члены Политбюро, членах и кандидатах в члены ЦК ВКП(б), членах Президиума ЦКК, а также представителей заинтересованных ведомств. Вместе с тем эти приводимые в протоколах данные носят заведомо односторонний характер, поскольку неизвестно, присутствовал ли упомянутый в протоколе партийный или государственный деятель при обсуждении конкретного внешнеполитического вопроса, включенного в его повестку дня, или же его участие в заседании носило более ограниченный характер. Соответствующая протокольная запись по существу позволяет лишь утверждать, что то или иное лицо отсутствовало на интересующем нас заседании Политбюро, так как оно не было включено в перечень присутствующих. В своих комментариях авторы учитывали эти данные (как и содержащиеся в протоколах Политбюро сведения о пребывании его членов в отпусках или длительных командировках), однако сочли излишним расширять общий объем предлагаемой работы за счет введения в его документальную часть списков присутствующих на заседаниях Политбюро. Такой подход представляется тем более оправданным, что большинство рассматриваемых решений было принято вне заседания Политбюро (путем «опроса», либо «решения»). К тому же полные списки присутствующих на заседаниях Политбюро членов и кандидатов в члены Политбюро ЦК ВКП(б), ЦК и ЦКК ВКП(б) за 1930–1940 гг., почерпнутые из протоколов Политбюро, приведены в сборнике документов «Сталинское Политбюро в 30-е годы»[12].

Фрагменты из машинописных копий протоколов Политбюро (номер и название постановления с указанием докладчика либо органа, вносящего проект решения, текст постановления, указание на направление выписки) приводятся в точном соответствии с использованным документом, включая сохранение орфографии (в том числе при передаче фамилий, политико-географических названий), пунктуации и особенностей оформления (подчеркивание, используемые сокращения). На протяжении 20-х гг. оформление постановлений Политбюро в беловых экземплярах (машинописных копиях) протоколов прошло несколько стадий с небольшим варьированием в рамках каждой из них. В 1928 г. в делопроизводстве Политбюро отказались от традиционных подзаголовков «Слушали» (с указанием пункта повестки дня и докладчиков) и «Постановили» (с изложением решения). При этом в протоколах конца 1928 – начале 1929 г. сохранялось характерное для предшествующей системы фиксации разделение на два столбца основных элементов – пункта повестки дня и собственно текста постановления. С весны 1929 г. структура протокола обрела окончательную форму сплошного изложения с абзацными отступами при фиксации каждого элемента, акцентированной подчеркиванием названия пункта повестки дня и формулы «выписки(а) посланы(а)