Помните, что в соответствии с п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 года № 34н, изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествовавшим периодам (после ее утверждения), производятся в отчетности, составляемой за отчетный период, в котором были обнаружены искажения ее данных.

Никто не застрахован от пропажи и гибели документов в результате чрезвычайных обстоятельств. В данной главе будет рассмотрено какие действия необходимо будет предпринять при наступлении непредвиденных обстоятельств.

В случае пропажи или гибели документов руководитель организации прежде всего должен издать приказ, согласно которого назначить комиссию по расследованию причин утраты документов (п. 6.8 Положения по ведению бухгалтерского учета). Результаты работы комиссии необходимо оформить актом, утвержденным руководителем организации.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательно проведение инвентаризации, по результатам которой необходимо составить по возможности подробный перечень (опись) утраченных документов.

Помимо этого организации необходимо подтвердить причину утраты документов внешними оправдательными документами. В случае пожара следует получить справку из органов государственной противопожарной службы (МЧС), если документы похищены – справку местного органа внутренних дел МВД России и приговор суда по уголовным делам, при затоплении помещения – акт о затоплении от собственника помещения, справку из ЖЭКа, РЭУ. Перечень украденных или уничтоженных документов, составленный представителями указанных органов и служб, может в дальнейшем послужить весомым аргументом при возникновении споров с налоговой инспекцией.

После того как все доказательства причины утраты документов будут собраны, следует уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации. Безусловно, сделать это нужно до назначения налоговой проверки. Целесообразно оформить уведомление в письменном виде на имя руководителя налоговой инспекции с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Следующий шаг – это восстановление утраченных документов. Попытаться сделать это необходимо, так как:

• действия по восстановлению документов будут важным аргументом в судебном разбирательстве с налоговым органом. Сложившаяся арбитражная практика свидетельствует о том, что, если организация не предпринимает никаких действий по восстановлению пропавших документов, факт утраты документов в результате чрезвычайных обстоятельств не признается обстоятельством, исключающим вину налогоплательщика (Постановления ФАС ВСО от 28 июля 2003 года № А33-20597/02-СЗн-Ф02-2227/03-С1; ФАС СКО от 24 мая 2005 года № Ф08-1523/05-911А; ФАС ЦО от 30 мая 2005 года № А64-1904/04-10). Отсутствие мер по восстановлению документов может трактоваться как противоправное бездействие, приведшее к совершению налогового правонарушения по неосторожности (п. 3 ст. 110 НК РФ);

• если документы не будут восстановлены, налоговый орган может воспользоваться правом, предоставленным ему пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, и определять суммы налогов расчетным путем на основании данных о налогоплательщике и об аналогичных налогоплательщиках. Высока вероятность, что рассчитанные таким образом налоги будут больше, чем отраженные в налоговых декларациях, на основании чего будут доначислены суммы налогов, пени, и возникнут соответствующие штрафные санкции.