Определение приоритетов

Большая важность/Болыыая срочность: эти задачи следует выполнять в первую очередь.

Большая важность/Малая срочность: установите предельные сроки выполнения задач и работайте над ними каждый день.

Малая важность/Болыная срочность: найдите способы быстро и эффективно выполнить эти задачи, не уделяя им большого внимания. Если возможно, поручите эти задачи помощникам, обладающим достаточной компетентностью.

Малая важность/Малая срочность: это обычно рутинная, повторяющаяся или трудоемкая работа – например, заполнение бланков, сортировка информации и т. д. С этими делами можно поступать так: выделить на их выполнение определенное время, например полчаса в неделю; поручить их кому-нибудь; и, наконец, вообще их не делать. Но, прежде чем отложить на завтра то, что можно сделать сегодня, следует внимательно изучить эту работу: не исключено, что ее можно будет отложить навсегда.

Несколько лет назад на конференции в Бостоне я читал доклад о применении «принципа 20/80». Через несколько недель после этой лекции я получил письмо от Джона Боуэна. На основании материала лекции Джон разработал практичную систему установления приоритетов, которой я пользуюсь до сих пор. Надеюсь, что она окажется полезной и для вас.

ВЫБИРАЙ, А НЕ ТО ПОТЕРЯЕШЬ

В любом деле каждый из нас выступает либо инициатором, либо исполнителем. Например, необходимо составить календарь мероприятий. Вопрос не в том, будет ли календарь составлен, а в том, кто его составит. Вопрос не в том, будет ли лидер встречаться с людьми, а в том, с кем он будет встречаться.

Я заметил, что лидеры обычно выдвигают инициативы, а последователи – реагируют на них.

ОЦЕНИВАЙ, А НЕ ТО ПОПАДЕШЬ В ТУПИК

От одного человека, чья многолетняя деятельность была связана с принятием решений, я получил короткий и простой совет: «Реши, что будешь делать, и сделай. Реши, чего делать не будешь, и не делай». Правда, оценка приоритетов – дело совсем не простое. Часто они бывают окрашены не в однозначно черный или белый цвет, а в различные оттенки серого. Как я обнаружил, люди чаще всего не знают, что именно следует поставить на первое место.

Чтобы вам было легче оценить свои дела, цели и задачи, задайте себе несколько вопросов.

Что требуется от меня? Лидер может отказаться от чего угодно, кроме ответственности. Прежде чем согласиться на любую новую работу, всегда следует дать ответ на вопрос: «Что требуется от меня?» Другими словами, что я должен сделать такого, что никто, кроме меня, сделать не может? Ответы на этот вопрос (что бы это ни было) следует поставить в начале списка приоритетов. Неудача в этих делах может означать ваше попадание в число безработных. Ваша должность связана с целым рядом самых различных обязанностей, но среди них выделяются несколько, где вы должны быть единственным и незаменимым. Поэтому определите, что вы должны делать сами, а что можно поручить кому-нибудь другому.

Подумайте и составьте список своих обязанностей по работе (по возможности, в порядке их важности).

1.

2.

3.

4.

Что приносит мне наибольшую отдачу? Затраченные усилия и средства должны приносить соответствующую отдачу. Поэтому следует постоянно задавать себе вопросы: «Делаю ли я все возможное, что могу сделать? Приносит ли моя деятельность богатые плоды для моей организации?» Для многих организаций характерны три типичные проблемы:

• Злоупотребление. Слишком малое число работников выполняют слишком большой объем работы.

• Неупотребление. Слишком большое число работников выполняют слишком малый объем работы.

• Неправильное употребление.