– Прогноз для чего, когда, где и в каких объемах необходимы дополнительные ресурсы.

– Умение обеспечить максимально высокий уровень отдачи от использования ресурсов на реализации проекта.

Суть управления затратами состоит в применении системного подхода для определения реальных издержек, понимании причин их возникновения, принятии мер для оптимизации затрат на основе анализа и разработки стратегии управления затратами. А все затраты в проекте стоит разделить на три вида:

– Обязательства – это плановые, будущие затраты, которые возникают при заключении договоров, контрактов, заказе каких-либо товаров или услуг. Обычно это происходит заранее согласно плану проекта.

– Бюджетные затраты представляют собой сметную стоимость работ, распределенную во времени. Это график расходов в проекте. Иногда его называют планом затрат. Он содержит информацию о величине и сроках планируемых расходов проекта при производстве работ.

– Фактические затраты – это отчет, содержащий информацию о фактических расходах проекта. При этом они могут произойти:

– Во время выполнения работ проекта.

– В момент выплаты денежных средств.

– В момент списания денежных средств со счета.

Особенности учета обязательств, бюджетных и фактических затрат могут значительно изменить картину, по которой определяется финансовое состояние проекта.

Лучший способ отслеживать расходы – это иметь набор форм расходов, который позволяет руководителю проекта фиксировать расходы каждого члена команды для различных частей проекта. Формы расходов также упрощают просмотр и проверку подлинности затрат руководителем проекта.

Вы можете спросить: «А как тогда это все оценить и учесть в стоимости проекта?» Давайте поймем, что нужно для прогнозирования и учета:

– Собрать реальную информацию о стоимости технических и/или программных средств, которые вы планируете использовать в проекте и которые нужно приобрести.

– Собрать объективные данные по стоимости разработки (включая продолжительность), ФОТ, налоги и прочие внутренние расходы компании на разработку проекта.

– Зафиксировать способ финансовых расчетов с заказчиком, поставщиками и субподрядчиками.

– Согласовать и подписать ТЗ с заказчиком.

– Установить, нужны ли выезды к клиенту, какая продолжительность и частота (включая выезды на внедрение и показы). К моменту запуска проекта вам будет приблизительно понятен портрет клиента и его сложность, вы сможете спрогнозировать стоимость данного пункта.

– Установить, нужно ли разовое привлечение сторонних специалистов и их стоимость.

– Посчитать расходы на указанное выше уже эффективное управленческое решение, осталось добавить сверху риски и можно спокойно переходить к следующему этапу.

– Управление качеством, как вы уже могли догадаться, стратегия представляет собой процесс управления и улучшения качества продукта. Процесс управления качеством может помочь команде в определении целей в области качества и определить потенциальные риски и препятствия, которые могут привести к плохому качеству, если их не решить. Процесс управления качеством следует разделить на три этапа:

– Планирование качества – выбор и согласование определенных стандартов качества, которым должен соответствовать проект. Планирование качества включает в себя определение стандартов, которым должен соответствовать проект (формируется на моменте создания технического задания), и планирование мероприятий (это по сути планирование тестирования сборок, промежуточных версий и тестов перед сдачей проекта, с указанием видов тестирования, так же может быть планирование создания автотестов или юнит тестов), направленных на достижение этой цели.