В рекомендациях (PMBOK) предлагают управлять рисками в 4 простых этапа:

– Идентификация. Выявление и прогнозирование рисков, которые могут помешать реализации проекта или достижении одной из целей проекта.

– Анализ. Приоритизация рисков.

– Планирование. Планирование графика устранения рисков.

– Мониторинг и контроль. Поддержка плана реализации проекта и списка рисков в актуальном состоянии, контроль устранения.

В своей работе я использую этот подход, он прост и эффективен, рекомендую и вам работать по нему.

– Управление проблемами – это процесс аналогичный управлению рисками, поскольку это еще одна возможность для предотвращения сбоев в проекте. Однако, основное отличие в том, что в нем работают с препятствиями, которые уже возникли или скоро возникнут (избежать не удалось).

– Управление закупками – это процесс разработки надежной стратегии закупок и управления ею. Он может позволить руководителю проекта совместно с командой разработать инструкции о том, как определить какие ресурсы и услуги им нужны, выбрать поставщика, эффективно планировать поставки, получать поставки и как оплачивать услуги поставщика. Управление закупками в проекте включает в себя процессы покупки тех необходимых продуктов или услуг, которые производятся вне исполняющей проект организации. Давайте разделим процессы на логические блоки:

– Планирование закупок – процесс фиксации решений в отношении закупок для проекта (в том числе и средств для реализации проекта), формирования подхода и перечня возможных продавцов, определения, какие потребности проекта возможно и нужно закрыть путем закупок товаров или услуг. Так же в процессе планирования закупок устанавливается, какие потребности проекта возможно закрыть силами самой проектной команды.

– Осуществление закупок – процесс общения с продавцами, выбор подходящего и заключение контрактов. В ходе этого процесса руководитель проекта получает заявки или предложения. Далее для выбора продавца или продавцов (квалифицированных для выполнения работы и приемлемых по цене) применяются заранее определенные критерии.

– Управление закупочной деятельностью – процесс управления взаимодействием с продавцами, контроля исполнения контрактов, внесения изменений и корректировок (при необходимости). Если поставщиков несколько и они должны взаимодействовать друг с другом, то и управление их взаимодействием.

– Закрытие закупок (вспомогательный процесс для фазы или процесса завершения проекта) – процесс завершения всех закупок проекта. Может получится так, что вами все еще не произведены закупки (в поиске минимальной цены, например) необходимого, а проект остановился, так как без этого нет возможности продолжать работу. Чтобы так не получилось, не нужно забывать про сроки и про баланс между ценой и качеством.

– Приемо-сдаточное управление – это процесс обеспечения того, чтобы выпуск проекта соответствовал потребностям и требованиям, установленным заказчиком. Обычно в этом процессе осуществляется пользовательское приемочное тестирование для обеспечения соответствия выходных данных установленным требованиям. Процесс тестирования позволяет реальным заказчикам проверить проект и определить, готов он для выпуска или нет. Приемо-сдаточное управление также позволяет легко собрать результаты тестирования.

– Управление коммуникациями – это процесс определения того, как поддерживать связь между проектной командой и всеми заинтересованными лицами, передавая только самую важную информацию в наиболее эффективное время. Реализуя стратегию управления коммуникациями, руководитель проекта должен четко понимать, что ключевая информация должна быть собрана и актуализирована в нужные моменты, кто должен быть участником процесса коммуникации. Эта стратегия помогает проектной команде, решить, как и когда будет связь, а также какие коммуникации являются наиболее важными для получения конкретной информации. Управление коммуникациями также предоставляет команде время для проработки и вычитки сообщений перед их отправкой. Регулярное общение помогает команде достичь более точных промежуточных результатов по мере реализации проекта.