Изучите информацию, ее воздействие на ситуацию, а также ее восприятие различными задействованными сторонами и примите разумное решение в отношении того, кто и какое сообщение должен получить. В случае возникновения сомнений, или если вы не уверены, должно ли заинтересованное лицо X знать о каком-либо событии, ошибайтесь в сторону передачи информации. Получив в ответ злобную жалобу на то, что ящик получателя забит вашей «макулатурой», вы будете знать, что данный адресат не заинтересован в сведениях по этому вопросу. А еще лучше, прежде чем посылать сообщение, спросите его лично, насколько ему важна такая информация.

Получение бесполезной корреспонденции – не единственная форма шума. Среди других примеров шумов можно перечислить следующие:

• факторы, отвлекающие внимание во время устной взаимодействия;

• помехи;

• сбои в собраниях;

• личные проблемы, которые препятствуют восприятию сообщения адресатом;

• стресс;

• организационные вопросы.

Уверен, что вы можете продолжить этот список. Помните, что при передаче письменных сообщений следует максимально ограничить шумы, посылая надлежащую информацию надлежащим получателям. При устной взаимодействия нужно постараться устранить или контролировать любые помехи, чтобы все слушатели могли полностью сосредоточиться на реальном смысле сообщения. Общее правило любой взаимодействия заключается в том, что сообщение должно быть точным и лаконичным. Если получателям приходится выкапывать жемчужины из хлама внешних помех, они могут упустить суть взаимодействия.

Отправители используют язык или другие формы передачи для формирования сообщения и посылают его получателям, которые декодируют информацию. Задача получателей заключается в том, чтобы понять смысл передаваемой информации. Если отправитель должен обеспечить ясность и лаконичность текста сообщения, получатели отвечают за понимание его содержания и обеспечение наличия всей информации, необходимой для осуществления соответствующих действий. При возникновении недопонимания или неясностей, получатель должен попросить отправителя пояснить смысл сообщения или повысить качество взаимодействия для упрощения понимания ее смысла.

Получатели по-разному фильтруют информацию. Другими словами, личные особенности, эмоциональное состояние адресата в момент восприятия сообщения либо культурные различия между отправителем и получателем воздействуют на интерпретацию смысла сообщения. Отправитель должен учитывать эти факторы при подготовке взаимодействия с тем, чтобы информация была передана наиболее ясно и отчетливо. Вот несколько способов фильтрации информации получателями:

• знание предмета;

• личное восприятие;

• культурные влияния;

• личные ценности;

• языковые возможности;

• эмоции и отношение;

• стресс;

• географическое положение.

Получатель должен по возможности интерпретировать посланную ему информацию по номиналу, так как она есть. Это особенно актуально при работе с членами проектной группы или заинтересованными лицами, которые могут происходить из других культур или стран. Их естественная, привычная для них манера говорить или стиль письма могут показаться дерзкой, резкой и даже грубой. Необходимо принять эти различия во внимание, прежде чем читать между строк.

Если сообщение засорено шумами и посторонней информацией, попросите отправителя пояснить его. Вполне возможно, что если что-то непонятно вам, другим это будет непонятно и подавно. Помните о том, что менеджер проекта является образцом взаимодействия для остальных, то есть вы должны быть свободны от шумов, понятны и лаконичны.