Если вам не хочется распечатывать всю эту информацию на бумаге, журнал можно вести на сетевом сервере или на сайте отдела в интранете, что дает некоторые преимущества. Для каждого раздела создайте отдельные папки и сохраняйте в них все документы по мере их создания и изменения. Цель заключается в том, чтобы содержать все документы в одном месте, доступном для всех заинтересованных сторон.
Для долгосрочной архивации я рекомендую сохранять всю проектную документацию на дисках CD или DVD, которые должны находиться в надежном месте. Неплохая мысль – засунуть диск в карман лэптопа, как бы напоминая себе почаще обновлять и сохранять материалы.
Понимание процессов проекта
Все проекты проходят пять этапов управления: инициацию, планирование, выполнение, мониторинг, контроль, завершение. Буквально через минуту мы подробнее рассмотрим каждый из них. Но сначала давайте посмотрим, как они взаимодействуют в общей системе.
Создание и публикация этой книги служат наглядным примером проекта. Книга началась с идеи, которая была представлена на утверждение, рассмотрена и в процессе отбора по определенным критериям получила «добро» (инициация). После этого мы представили план, который также был рассмотрен и утвержден (планирование). Затем были написаны главы, которые отредактировали технические эксперты (выполнение). При обнаружении каких-либо ошибок или мест, требовавших пояснения, автор получал уведомление о необходимости внесения исправлений (мониторинг и контроль). Автор вносил исправления и представлял их на проверку и утверждение (повторение процессов выполнения, мониторинга и контроля). Наконец, книга была завершена, проверена, утверждена, издана и реализована в местные книжные магазины (завершение).
Жизненный цикл проекта – все этапы проекта в комплексе с самого начала проекта до его завершения.
Каждый проект, будь то возведение моста, издание книги, строительство здания, разработка нового программного продукта, проходит свой жизненный цикл. Фазы жизненного цикла различаются в зависимости от области промышленности. Например, жизненный цикл строительного проекта включает в себя этапы, которые называются инициацией, проектированием, строительством и т. д. В конце каждой фазы менеджер проекта совместно с другими участниками определяет целесообразность перехода к следующей фазе. Такое пофазовое развитие называется «эстафетная передача» (handoff). Каждая фаза выполняет функции контрольной точки для определения целесообразности реализации проекта перед переходом к следующей фазе. Если проект развивается не по плану, нужно принять решение о повторении какой-либо фазы или об отказе от проекта.
Эстафетная передача – переход между фазами жизненного цикла проекта.
Процесс управления проектами организует работу по этому же принципу. Каждый процесс обладает своими характеристиками и обеспечивает результаты, на основании которых реализуется следующая группа процессов, или, в случае процесса завершения, они являются конечным утверждением проекта. Давайте в общих чертах рассмотрим цели и результаты каждого процесса.
Процесс инициации
Инициация проекта начинает все с самого начала. В процессе инициации определяется, какие проекты должны быть реализованы. Помимо этого, рассматриваются целесообразность и выгодность осуществления проекта для компании. Самое главное – процесс инициации подтверждает необходимость начала проекта и передает ресурсы организации в его распоряжение. В ходе этого процесса выполняются следующие задачи:
• определение основных целей проекта;
• определение критериев выбора проекта;