Шаг 2. Анализ существующих документов/

положений/регламентов/инструкций.

Для начала давайте обозначим некоторую идеальную картину, в которой каждый процесс, абсолютно каждый, который нам удалось выявить на предыдущем этапе, должен быть описан в некоторую технологию выполнения. Как мы уже говорили выше, подобное описание решает много задач, начиная от нормирования фандрайзинговых действий, заканчивая быстрой и упрощенной передачей дел в случае смены сотрудника. Поэтому этот этап необходим нам для того, чтобы определить, какие процессы уже обеспечены определенными документами.

Вот примеры типовых документов, которые могут использоваться в работе фандрайзингового отдела. Этот список поможет вам сориентироваться, что мы имеем в виду, когда говорим о разных типах документов, чек-листов и регламентов.

• Регламент ведения базы данных потенциальных доноров (описание требований к внесению и обновлению данных о донорах).

• Регламент подготовки отчетности для доноров (сроки, форматы, ответственные, порядок согласования и утверждения).

• Инструкция по работе в CRM-системе (поиск доноров, фиксация взаимодействия, создание заявок).

• Чек-лист сбора данных о доноре (контакты, интересы, предыдущее сотрудничество).

• Чек-лист проверки готовности заявки на грант перед подачей.

• Шаблон отчета для донора о реализации проекта.

• Шаблон пресс-релиза по результатам получения гранта.

• Регламент оценки эффективности фандрайзинговых мероприятий.

• Регламент хранения и доступа к документации отдела.

• Инструкция по работе с почтовыми рассылками донорам.

• Чек-лист подготовки информационных материалов для доноров.

• Шаблон письма-обращения к донору о поддержке проекта.

• Регламент организации фандрайзинговых мероприятий.

• Положение о конфиденциальности данных доноров.

• Регламент оформления договоров с донорами.

• Чек-лист сбора документов к отчетности для донора.

• Шаблон аналитического отчета по фандрайзинговой деятельности.

• Чек-лист контроля расходования грантовых средств.

Перед собой вы видите неструктурированный набор идей, мы не можем сказать, что это идеальный список того, что должно быть, потому что идеального списка не существует. Каждая организация уникальна в своем наборе действий, поэтому и список документов у каждого уникальный. Помимо прочего, само описание процесса зависит от многих факторов: профессионализма команды, количества сотрудников, реализуемого функционала, видов деятельности организации и даже целей и миссии. Ваша задача – просто критически посмотреть на эту страницу и задать себе вопрос: а как должно быть у меня?

Шаг 3. Описание процессов.

На первом шаге мы выявили список текущих и возможных процессов фандрайзингового отдела, сгруппировали эти процессы в определенной логике (например, по инструментам). На втором шаге мы определили, какие уже есть задокументированные действия, какие процессы по своей сути подкреплены описательной частью. Теперь перед нами стоит несколько задач:

а) пересмотреть существующие документы на предмет актуальности, провести корректировку;

б) описать существующие процессы, которые никаким образом не задокументированы на данный момент

в) описать потенциальные процессы, которые должны быть реализованы в фандрайзинговом отделе согласно разработанной вам стратегии.

Первое, что стоит учесть при описании процесса, – это максимальная детализированность. Возьмите для примера любой кулинарный рецепт. У вас есть название блюда и есть фотография финального результата. Далее вам рассказывают, из каких ингредиентов это блюдо состоит и, самое главное, какое количество каких продуктов вам потребуется, чтобы приготовить определенное количество порций. В вашем случае вы видите некоторый образ результата – идеальную картину, как должна выглядеть заявка на грантовый конкурс, отчет для донора, карточка донора в CRM-системе и так далее. А ваши ингредиенты – это ресурсы, которые необходимы, чтобы прийти к результатам. Среди ресурсов могут быть и люди (но не забывайте, что держатель процесса всегда один, ответственный за этот процесс), и программное обеспечение, и утвержденные шаблоны и так далее.