К контуру публичного обращения примыкает обращение документа в целях надзора и контроля за деятельностью организации, а также в целях правоохранительной деятельности и судопроизводства. Этот контур обращения документа (на рис. 5 он отдельно не выделен, чтобы не перегружать схему) может быть отнесен к упомянутому выше «движению документа в незапрограммированном направлении». Здесь проявляется функция документа как свидетельства и доказательства. По требованию правоохранительных и судебных органов могут предоставляться не только копии (заверенные копии), но и подлинники бумажных документов с изъятием их из дел. Соответствующий практический опыт в настоящее время накапливается и в отношении электронных документов.

Рис. 5. Жизненный цикл документа с учетом его публичного обращения

Стадия хранения документа включает три фазы: оперативное хранение, хранение в архиве организации, а для документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, – хранение в государственном или муниципальном архивах. Первые две фазы этой стадии реализуются в информационной системе (системах) организации. Третья фаза связана с перемещением документа в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Концепция ЖЦД позволяет более объемно и комплексно оценить функции документа: нет смысла противопоставлять одну функцию другой, поскольку функции документа связаны со стадиями его жизненного цикла (реализуются до стадии уничтожения). Так, функция документа как средства фиксации информации (фактов, событий) реализуется на стадии создания документа и обеспечивает возможность реализации остальных функций, которые от нее являются производными. Функция документа как доказательства связана со стадиями хранения и обращения. Функция документа как средства коммуникации в первую очередь связана со стадией обращения, а также с остальными стадиями ЖЦД.

Функция документа как исторического источника реализуется на стадиях его архивного хранения и публичного обращения (введение документа в научный оборот). Заметим, что даже на стадии создания проекта документа в процессе его согласования и визирования присутствует коммуникационный аспект.

С позиций ЖЦД появляется возможность внести дополнительную ясность в понятие «электронный документ». По мнению М.В. Ларина, это понятие следует относить к «документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла – от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение – в электронном виде» [185, с. 54].

Применительно к бумажным документам (и другим аналоговым, вещественным документам) можно говорить, что осуществляется их непосредственная, физическая передача на хранение в государственные архивы (как материальных носителей информации). Для передачи на хранение электронных документов и включения их в информационную систему (ИС) архива требуется использование технологий миграции, конверсии и др.

Указанное обстоятельство побуждает задуматься о том, что в силу неотделимости информации от ее носителя для бумажных и иных вещественных документов их жизненный цикл может рассматриваться как единый независимо от перемещений документа в пространстве и во времени, включая завершающие стадии хранения или уничтожения. Для электронных документов, существующих не в аналоговой, а в электронной среде, важно рассматривать их жизненный цикл в рамках конкретной информационной системы.

Сходную точку зрения высказали А. Афанасьев и К. Синюшин в предисловии к российскому изданию книги американского специалиста по информационному менеджменту Дж. Д. Саттона: «Под жизненным циклом документа в электронной форме понимается все время жизни документа под управлением системы от момента создания или импорта документа до момента экспорта или уничтожения документа» [208, с. XV]. Сам же Саттон, рассматривая ЖЦД, выделял этапы создания или составления документа, размещения его в структуре системы, сохранения, поиска, распространения и вывода из обращения» [208, с. 399].