• определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач беседы, их взаимосвязи и очередности;

• разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, плана по отдельным элементам беседы) и др.

Система планирования важных деловых бесед включает:

а) стратегический план – пути и программу действий по достижению целей;

б) тактический план – перечень способов поэтапного достижения целей;

в) план информации и сбора материалов

г) план систематизации и отбора рабочих материалов – определение организации собранного материала и критерии его отбора;

д) план изложения по времени – определяет рамки рабочего плана;

е) рабочий план – устанавливает структуру изложения и беседы в целом с учетом имеющегося времени;

ж) план приспособления к собеседникам и обстановке – учитывает потенциальные требования и намерения наших «оппонентов» а также особенности обстановки, в которой будет проходить беседа;

з) план тренировки.

2.2 ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ БЕСЕДЫ

Структура деловой беседы состоит из пяти основных фраз:

1. Начало беседы.

2. Передача информации.

3 Аргументирование.

4. Опровержение доводов собеседника.

5. Принятие решений.

1.Начало беседы

Задачи

• установление контакта с собеседником;

• создание приятной атмосферы для беседы;

• привлечение внимания;

• побуждение интереса к беседе;

• «перехват» инициативы.

Внимание. Правильное начало беседы предполагает: точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, название темы, представление лица, ведущего беседу, объявление последовательности рассмотрения вопросов.

При завершении беседы порядок действий должен быть обратный: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику.

При налаживании личного контакта с собеседником следует обратить особое внимание на корректность ваших взаимоотношений с ним:

– Вступительные фразы и объяснения должны быть. ясными, сжатыми и содержательными.

– Обязательно обращайтесь к собеседникам по имени и отчеству.

– Должны быть соответствующими внешний вид и манеры поведения (одежда, подтянутость, выражение лица, тональность речи и др.).

Проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам является неотъемлемой частью любого общения, а деловой беседы – тем более….

Беседа должна строиться в форме диалога, для построения которого как можно чаще апеллируйте к мнению и ответам собеседника.

В любом случае на этом этапе беседы нужно выработать правильные и корректные отношение к собеседнику.

Внимание. Многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию и т.д.). Причина заключается в том, что собеседники не смогли наладить межличностные отношения, неверно выбрали позиции и стратегии будущих практических деловых контактов. А именно первые два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас.

Типичные негативные примеры непродуктивного начала беседы

– Следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности:

«Извините, если я помешал…»;

«Я бы хотел еще раз услышать…»;

«Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать…».

– Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения к собеседнику:

«Давайте с вами быстренько рассмотрим…»;

«Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам…»;

«А у меня на этот счет другое мнение…».

– Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки зрения психологии это промах.