В первую очередь нужно подготовить пять папок или коробок (в зависимости от объема накопившихся бумаг; удобно использовать, например, коробки из-под оргтехники – принтеров, мониторов, и т.п.), по которым вы будете раскладывать бумаги. Самая большая коробка будет использоваться в качестве мусорной корзины. На коробки нужно наклеить следующие этикетки: «До выяснения», «Архив», «Текущая работа», «Чужие бумаги» и «Корзина» – и можно приступать к сортировке.
В коробку «До выяснения» следует поместить бумаги, назначение и важность которых вам необходимо дополнительно выяснить, а также все другие бумаги, которые вы пока не знаете, куда деть или которые пока просто жалко выбросить. Изучением содержимого данной коробки нужно будет заняться сразу по окончании разбора всех бумаг. Велика вероятность того, что больше половины этой коробки впоследствии будет прямиком отправлено в коробку с надписью «Корзина».
Коробка с надписью «Архив» предназначена для хранения бумаг, которые в настоящий момент не имеют актуальности, но в то же время обязательно должны быть сохранены.
В коробку «Текущая работа» следует поместить бумаги, с которыми вы работаете в настоящее время или которые понадобятся в ближайшем будущем, причем содержимое этой коробки рекомендуется отсортировать по приоритетности.
В коробку «Чужие бумаги» нужно сложить бумаги, которые предназначены для передачи другим сотрудникам или для отправки в другие организации. К содержимому этой коробки нужно будет вернуться сразу после того, как вы перебрали коробку «До выяснения». На каждой бумаге, помещенной в коробку «Чужие бумаги», следует карандашом написать фамилию сотрудника, которому она должна быть перенаправлена, или название организации, в которую ее следует отправить. Если у вас есть секретарь, то содержимое коробки «Чужие бумаги» с указанием адресата каждой бумаги можно передать ему для дальнейшей отправки.
Самое большое количество бумаг наверняка будет отправлено в корзину. Причем через некоторое время корзина будет значительно пополнена бумагами из папки «До выяснения».
ПРИМЕЧАНИЕ
Набор папок или коробок, в которые будут разложены имеющиеся бумаги, может зависеть от занимаемой должности, специфики работы, наличия подчиненных или иных факторов. В данной книге мы для примера выбрали наиболее характерные критерии сортировки бумаг. Например, в некоторых случаях чуть ли не половину бумаг можно собрать в коробку «Секретарь» и отдать эту коробку секретарю для дальнейшего разбора.
Однако для наведения порядка в бумагах недостаточно просто рассортировать их по соответствующим папкам или коробкам – порядок нужно постоянно поддерживать. В противном случае буквально через неделю-две бумажные завалы на вашем столе будут успешно восстановлены.
Чтобы этого избежать, нужно своевременно сортировать все входящие документы. Каждую полученную бумагу нужно сразу помещать в соответствующую папку или коробку. Например, если поступивший документ понадобится вам сегодня или завтра, то его можно оставить на рабочем столе, а если позже – то пусть лежит в коробке «Текущая работа». Поступающие к вам рекламные материалы (буклеты, проспекты, прайс-листы и т.д.) не должны оставаться на рабочем столе – им место либо в коробке «До выяснения», либо, что гораздо более вероятно – в коробке «Корзина».
Если поступившая к вам бумага должна быть переадресована другому сотруднику, но какому именно – вы пока не знаете, то ее нужно положить в коробку «Чужие бумаги». Если же вам точно известно, кому она должна быть перенаправлена, то рекомендуется это сделать сразу же либо отдать с соответствующим указанием секретарю. В любом случае, чужим бумагам не место на вашем рабочем столе.