Регулирование возмещения работникам бюджетных организаций названных расходов может осуществляться и иными нормативными правовыми актами. Например, об оплате работникам налоговых органов проезда в маршрутных такси при наличии подтверждающих документов при выполнении ими служебного поручения вне места постоянной работы см. письмо Департамента финансирования государственного аппарата Минфина России от 16.04.2003 № 14–04–06/15 «Об оплате проезда работникам налоговых органов в маршрутных такси при наличии подтверждающих документов при выполнении ими служебного поручения вне места постоянной работы».

Специалисты Минфина России признали, что в некоторых случаях можно считать обоснованными расходами для целей налогового учета затраты на оплату работникам такси (письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03–03–06/1/69181). Это касается случаев, когда такие затраты необходимы в силу технологических особенностей производства. Иными словами, если передвижение работника на такси вызвано спецификой его работы, затраты на него можно считать обоснованными и учесть в составе расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг). Например, у работника ночной график или организация расположена в местности настолько удаленной, что добраться до места работы возможно только на такси. Чтобы появилась возможность учесть стоимость проезда на такси при расчете налога на прибыль, подобные расходы работника должны быть определены в системе оплаты труда. Иными словами, требуется, чтобы положение об оплате такси было прямо указано в трудовом договоре с конкретным работником или предусмотрено коллективным соглашением, либо закреплено в соответствующем локальном нормативном акте, например, положении об оплате труда. Учесть затраты на такси как расходы на оплату труда, которые предусмотрены трудовым договором или коллективным соглашением, может и налогоплательщик на УСН (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ).

Расходы по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку работников до места работы и обратно по согласованному маршруту, также могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль организаций, в случае если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует, а также расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами при условии соответствия таких расходов требованиям статьи 252 НК РФ (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 10.01.2017 № 03–03–06/1/80079 «Об учете при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций расходов налогоплательщика по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку работников до места работы и обратно по согласованному маршруту»).

4.07.2016 вступил в силу Федеральный закон от 03.07.2016 № 288-ФЗ о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ, в результате которых у работников появилась возможность оплачивать проезд и провоз багажа, а также парковку и проезд по платным дорогам за счет средств, которые работодатель перечисляет оператору мобильной связи. Для этого работодатель сообщает сотовому оператору сведения о работниках, которые могут оплачивать услуги, используя корпоративную связь, а работник заключает соглашение с оператором связи и договор с оператором электронных денежных средств в порядке, установленном Федеральным законом от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».

Минфин России разъяснил, что если работа физлиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в коллективном договоре либо локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных нормативными актами или трудовым договором. Такие расходы могут быть отнесены к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций (см. письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 15.02.2017 № 03–04–06/8562). При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Соответственно, ограничения по размерам суточных в пределах 700 руб. (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) здесь не существует, уточнили финансисты. Представители Минфина России также отметили, что НК РФ не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер затрат в части подтверждения обоснованности расходов организации, следовательно могут быть использованы любые из них.