Согласно ч. 3 ст. 65 ТК РФ запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, не предусмотренные ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (см. определение СК по гражданским делам Верховного Суда РФ от 23.04.2010 № 13-В10–2). Соответственно документы, предусмотренные перечисленными выше нормативно-правовыми актами, работодатель вправе потребовать и, в случае их отсутствия, отказать претенденту в заключении трудового договора. Установление же работодателем в локальных нормативных актах иного перечня документов, необходимых при трудоустройстве, будет являться нарушением ст. 65 ТК РФ (см. решение Болотнинского районного суда Новосибирской области от 28.05.2010 по делу № 2–267/10) и основанием для привлечения к ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (см. решение Саратовского областного суда от 11.07.2014 по делу № 21–186).

ТК РФ не содержит обязанности работника предъявлять при заключении трудового договора свидетельство об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН). Однако работодатель является не только работодателем по отношению к работникам, но и их налоговым агентом по уплате налога на доходы физических лиц (НДФЛ), их страхователем и плательщиком страховых взносов по обязательным пенсионному, социальному и медицинскому страхованию. Для этого работодателю и нужен ИНН работника. Вернее не ему, а самому работнику, чтобы быть поставленным на учет в налоговой инспекции и страховых фондах и получить право на налоговые вычеты, страховые возмещения, социальные пособия, бесплатное медицинское обслуживание, трудовую пенсию и т. д. ИНН присваивается не человеку, а его индивидуальному налоговому счету, и используется наряду с анкетными данными гражданина в целях учета его налоговых накоплений и прав по обязательному страхованию, не заменяя собой его имени. Таким образом, присвоение ИНН носит технический характер и не нарушает законных прав и свобод верующих граждан. Верховный Суд РФ в решении от 18.07.2016 № АКПИ16–421 указал, что в случае отсутствия у физического лица ИНН действующее правовое регулирование не исключает использование гражданином иного типа идентификатора сведений о физическом лице. Налоговое законодательство предусматривает возможность идентификации налогоплательщиков – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, не по ИНН, а по персональным данным, предусмотренным п. 1 ст. 84 НК РФ (см. п. 7 ст. 84 НК РФ), но указание в документах ИНН значительно упрощает и ускоряет процесс налогового документооборота. ИНН гражданин может узнать на сайте ФНС России или в налоговой инспекции по месту жительства или пребывания, там же получить свидетельство о постановке на налоговый учет и, по желанию, сделать отметку об ИНН в паспорте.

Из всего перечня документов, указанных в ст. 65 ТК РФ, трудовое законодательство требует хранения работодателем (причем, только работодателем по основному месту работы) только трудовой книжки работника (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Сведения о других документах следует внести в личную карточку работника формы № Т-2 и вернуть документы работнику. Копии с этих документов можно снять только с письменного согласия работника (см. постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № Ф08–480/14 по делу № А53–10287/2013). А многие суды признают вообще незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности, копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о браке даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (см. решения Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 № А53–12557/2013, от 30.07.2013 по делу № А53–0287/2013, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/13, от 17.12.2013 № 15АП-6132/13, от 28.10.2013 № 15АП-15175/13). Соответственно трудовое законодательство не обязывает работодателя ни снимать копии с документов работника, ни хранить такие копии и он вправе уничтожить их с составлением соответствующего акта, как в период действия трудовых отношений, так и после их прекращения.