Суды признают обоснованными требования работников о выдаче им справок о периоде работы у работодателя, копий личной карточки по форме № Т-2, лицевого счета по форме № Т-54, записки-расчета по форме № Т-61 (см. определение СК по гражданским делам Мосгорсуда от 22.12.2010 № 33–40113, решение Арбитражного суда Рязанской области от 28.04.2006 № А54–961/2006С22). Правомерны и требования работников о предоставлении им сведений, предусмотренных п.п. 2–2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

На основании ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику также копии тех документов, которые хотя и не содержат сведений о работе конкретного работника, однако непосредственно затрагивают его права и обязанности и не содержат персональных данных других лиц. В частности, к таким документам практика иногда относит коллективный договор (см. определение Судебной коллегии по гражданским делам Мосгорсуда от 24.08.2011 № 33–25677, кассационное определение Судебной коллегии по гражданским делам Мосгорсуда от 21.09.2010 № 33–29697).

При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, суды исходят из того, что такие документы имеются у работодателя, и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику. При этом необходимо учитывать установленные сроки хранения типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, перечень которых утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В случае физического отсутствия у работодателя запрошенного работником документа невыдача его копии не может рассматриваться в качестве виновного действия (см. решение Сургутского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 22.08.2012 по делу № 2–4699/2012). Однако информация, необходимая работодателю для подготовки справки о периодах работы, содержится, в том числе, в приказах о приеме и увольнении работника; записях в личной карточке и лицевом счете срок хранения которых составляет 75 лет. Соответственно, если работник и работодатель действительно состояли в трудовых отношениях, то отсутствие у работодателя данных документов будет являться нарушением, если это, в свою очередь, не будет обусловлено объективными обстоятельствами.

Копии документов связанных с работой должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

При прекращении трудового договора, согласно ст. 84.1 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, в день прекращения трудового договора.

Порядок оформления копий документов регламентирован ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 17.10.2013 № 1185-ст), п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 3.03.2003 № 65-ст) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Как следует из указанных норм, заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Для заверки соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверки. Копия документа заверяется печатью определяемой по усмотрению работодателя. На основании изложенного светокопия (ксерокопия) является надлежащей копией документа только в том случае, если она заверена в соответствии с приведенным выше порядком.