Запрещалось принимать на службу по гражданскому ведомству лиц, не достигших 14 лет, причем начало действительной службы, дававшей право на выслугу, считалось только со дня достижения 16 лет от роду.
В 1811 г. низшие канцелярские чины (от копииста до губернского регистратора) были отменены, вместо этого введено единое звание канцелярских служителей. С 1827 г. они делились на разряды в зависимости от происхождения. К 1-му относились потомственные дворяне, ко 2-му – дети личных дворян, потомственных почетных граждан (с 1832 г.), офицеров и чиновников, приобретших службой почетное гражданство, дети купцов 1-й гильдии, дети священнослужителей. К 3-му разряду относились дети приказных служителей, неклассных служителей, ученых художников, не имевших чинов.
Для лиц, принятых на службу по правам происхождения, сроки службы в канцелярских служителях, необходимые для получения первого классного чина (14-го класса), устанавливались в зависимости от разряда: для 1-го разряда два года, 2-го – четыре года, 3-го – шесть лет.
По первому разряду на службу зачислялись также выпускники гимназий (если они не имели права на классный чин уездных и городских училищ). С 1828 г. выпускники гимназий, обучавшиеся кроме других предметов греческому языку, получали право зачисления на службу сразу с чином 14-го класса. С 1856 г. для лиц, имеющих среднее образование, срок службы в канцелярских служителях составлял для 1-го разряда один год, для 2-го – два года, для 3-го – четыре года. Окончание гимназии с золотой медалью давало право на получение при поступлении на службу чина 14-го класса. Все выпускники гимназий пользовались правом преимущественного зачисления на службу.
Ученые степени и дипломы различных учебных заведений давали право зачисления на службу сразу с определенным классным чином. Ученая степень доктора давала право на получение чина 8-го класса, магистра – 9-го класса, кандидата (впоследствии университетский диплом 1-й степени) – 10-го класса. Звание действительного студента (впоследствии – диплом 2-й степени) давало право на чин 12-го класса.
Различные учебные заведения давали права на чины в зависимости от статуса этих заведений. Например, окончание Царскосельского (впоследствии Императорского Александровского) лицея давало, в зависимости от успехов в науках, чины от 12-го до 9-го класса (с 1841 г. – от 14-го до 9-го класса), Ришельевского лицея (в Одессе) – на чин 12-го класса. Нежинского лицея – с 1825 г. на чины от 14-го до 12-го класса, а с 1840 г. – 12-го класса. Демидовского лицея (в Ярославле) – 14-го класса, Императорского училища правоведения – от 14-го до 9-го класса, духовных академий (при разрешении духовного начальства на поступление в гражданскую службу) – на чины 10–9-го классов, духовных семинарий (при наличии разрешения) – 14-го класса. Воспитанники Пажеского и кадетских корпусов, в случае их поступления на гражданскую службу, получали чины от 14-го до 12-го классов. Первоначально не давало право на государственную службу окончание Петербургского и Харьковского технологических институтов; но затем окончившие их с отличием получали право на чин 10-го класса, а без отличия – 12-го. Такие же права имели выпускники Томского технологического института, Московского технического училища, Петербургского и Рижского политехнических институтов и др.
После получения первого классного чина производство в следующие чины зависело от срока службы, хотя и здесь сословная принадлежность и образование играли некоторую роль. Производство в чины осуществлялось в сроки, определенные законом. Оно могло производиться за выслугу и за особые заслуги и отличия. Из срока выслуги исключалось время нахождения в отставке и в длительных (более четырех месяцев) отпусках. Производство в чины в обычные сроки выслуги осуществлялось через Сенат, за особые отличия – по усмотрению императора (на практике – ближайшего начальства).