Контракт – отдельная важная тема. Не поленитесь прописать в нём чёткие условия: ответственность сторон, порядок оплаты, форс-мажорные обстоятельства и контрольные этапы в подготовке. Хорошая практика – предусмотреть промежуточные выплаты при достижении ключевых рубежей (заключение договора, поставка оборудования, тестирование оборудования). Это стимулирует подрядчика работать качественно и снижает ваши риски.

После подписания договора начинается этап постоянного контроля. Главное здесь – оперативное и прозрачное общение. Советую назначить ответственных с обеих сторон, которые будут регулярно обмениваться отчётами и быстро решать вопросы. Используйте электронные инструменты для планирования – программы вроде Trello, Asana или специализированные системы для организации мероприятий, где удобно отслеживать задачи, сроки и прогресс каждого подрядчика. Это поможет избежать недоразумений и внезапных проблем в последний момент.

Не менее важно внимательно следить за поставкой и качеством услуг до, во время и после события. Например, назначьте инспектора, который в день монтажа проверит соответствие всех технических и дизайнерских требований, проконтролирует установку оборудования, оформление и безопасность. Работа с подрядчиками не заканчивается с оформлением – успех зависит от постоянного взаимодействия и тщательной фиксации даже небольших деталей.