Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: “Клиент процесса должен выполнять этот процесс”. Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.
Ниже приведена инструкция по технологии подготовки заказов дилерами и обработки заказов на центральном складе одной из автокомпаний. Эта технология является описанием бизнес-процессов и некоторых алгоритмов компьютерной обработки. Подобная технология очень нужна предприятиям-изготовителям запчастей и комплектующих к любым видам техники и приборов, оптовым заказчикам и поставщикам – при номенклатуре в тысячи позиций ручная или полуручная обработка заказов требует больших затрат времени и приводит к множеству ошибок в удовлетворении заказов и в материалах, используемых для анализа спроса и планирования производства.
Инструкция дилерам
Подготовка заказов. Настоятельно рекомендуется высылать заказы дилеров через EDI и Интернет, чтобы избегать ошибок и ускорить поступление заказов. Заказы могут высылаться также курьерской почтой – письмом, дискетой, а также факсом. Важно соблюдать инструкции по подготовке заказов. Компания не несет ответственности за задержки или ошибочные поставки из-за недостаточной или неверной информации на бланках заказов. Менеджеры служб запасных частей, высылающие заказы почтой и по факсу, должны
использовать титульную страницу заказа – форму №__. Ниже приведен
образец заполнения формы.
А Название дилера В. Номер заказа
Важно: ошибка может привести к отгрузке не в тот адрес.
С. Дата заказа
D. Введите знак в колонку желаемого способа отгрузки
F. Введите знак в колонку желаемых условий поставки
Введенный значок и риск убытков:
Если другое не согласовано между дилером и Компанией, все условия поставок соответствуют INCOTERMS 2000
F. Введите знак в колонку применяемого способа платежей
G. Пункт назначения
H. Порт разгрузки
Модель машины
Никогда не высылайте смешанный заказ под одним и тем же номером на запчасти к легковым и грузовым машинам.
J. Количество позиций (строк) в заказе
К. Если иное специально не требует дилер, оставьте эту колонку пустой. Стандартизированная отгрузочная маркировка будет присвоена для облегчения компьютерной обработки документации в Компании.
L. Введите информацию для размещения “первичного заказа”.
М. Фамилия менеджера службы запчастей, его подпись.
Выверка номеров деталей. До обработки “первичного заказа для складского запаса” Компания выверяет и корректирует номера заказанных запчастей, чтобы обеспечить поставку правильных деталей. Учитывая частые конструктивные изменения деталей в период освоения новых моделей машин, процесс выверки номеров деталей очень важен. Результаты выверки номеров деталей будут сообщены дилеру в “счете – проформе” или в “подтверждении заказа”. В связи с изложенным соблюдайте следующие инструкции:
Направляйте отдельный заказ на запчасти к новой модели машин и присваивайте код типа заказа “I” “первичному заказу”, присоединив его в конце цифрового номера заказа. Укажите название модели машины и год модели, намечаемую дату розничных продаж машин, номер публикации IRL, на которой базируется “первичный заказ”.