– рассмотрение рекламаций по экспорту и предъявление таковых по импорту;

– ведение коммерческой переписки с иностранными и российскими контрагентами и другими фирмами;

– организацию и анализ кредитных и расчетных операций, акцепт счетов и обработку внешнеторговых документов, оплату счетов и контроль за осуществлением указанных операций.

Организационно-правовое и договорное обеспечение работы внешнеторговой фирмы и ее служб: оформление документов по рекламациям, ведение арбитражных дел в рамках международного и национального законодательства возлагается на юридическую службу.

По мере развития внешнеторговой фирмы выполнение технических и подготовительных операций, осуществляемое на первом этапе коммерческими и вспомогательными подразделениями, может быть централизовано путем создания специализированных служб, например копировально-множительного бюро, бюро переводов, отдела автоматизированной обработки данных группы коммерческих расчетов. Содержание последней предполагает обособление счетных работ, обработку акцепта счетов, печатание банковско-финансовых счетов и других платежных, расчетных и товаросопроводительных документов.

Успех работы внешнеторговой фирмы во многом обеспечивается не только выполнением коммерческих, но и управленческих функций, компетенцией и полномочиями ее руководителя. Директор внешнеторговой фирмы назначается генеральным директором экспортоориентированного предприятия (объединения) и входит в состав его правления, принимает решения о заключении экспортно-импортных сделок, подписывает контракты и договоры, определяя и согласуя с руководством предприятия суммы и виды сделок, объемы и условия поставок. Для выполнения своих обязанностей руководитель внешнеторговой фирмы обладает определенными полномочиями.

Полномочие – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются определенной должности, а не лицу, который занимает ее в данный момент.

Объем полномочий, которыми наделяется руководитель внешнеторговой фирмы определяется в соответствии с:

– характером решаемых проблем;

– принципом развитости системы коммуникаций;

– учетом личных особенностей исполнителя;

– морально психологическим климатом организации.

Виды управленческих полномочий:

– обязательные для исполнения распорядительные полномочия;

– функциональные;

– рекомендательные;

– представительские;

– согласительные.

Распределение полномочий происходит в зависимости от того, что:

● полномочий должно быть достаточно для решения возникающих вопросов;

● полномочия должны быть четко определены по взаимодействующим должностям;

● исполнители обязаны самостоятельно принимать соответствующие решения и нести за них ответственность в рамках своих полномочий.

Компетенция заместителей и других руководящих работников фирмы устанавливается директором ВТФ.

Делегирование полномочий – передача права принимать руководящие решения и осуществлять определенные действия своим подчиненным. Делегирование полномочий позволяет руководителю с наибольшей эффективностью использовать свое время. Вся работа, которая поручается подчиненным, делится на три группы:

– подготовительную работу, где происходит сбор сведений;

– рутинную работу, она не требует особых навыков, но на нее затрачивается очень много времени. Выполняя такую работу, исполнитель не принимает серьезных решений;

– специализированную работу, предполагающую наличие особых навыков. Все полномочия, связанные с выполнением данной работы, делегируются, т.к. один человек не в состоянии хорошо выполнять много видов такой деятельности, как правовое обеспечение работы предприятия, маркетинговые исследования и бухгалтерский учет.