В качестве основных недостатков отмечались: отсутствие плановости в работе, увлечение текучкой, невнимание к главным вопросам – изучение людей, «штатной положенности», расстановки и выдвижения кадров. Бывали случаи, когда оперативники сами подбирали себе нужного работника и представляли его начальству на утверждение, а отделу кадров оставалась лишь чисто техническая роль по оформлению документов на зачисление в штат.

Отделы кадров недостаточно проводили работу по «закрытию некомплекта» на вакантные должности, плохо занимались созданием резерва на выдвижение из действующего состава работников, а «выдвинутым товарищам» не оказывали соответствующей помощи, в результате чего их часто приходилось снимать как несправившихся.

В некоторых отделах кадров первичная спецпроверка в отношении ряда сотрудников, уже длительное время работавших в органах НКВД, не была завершена и соответствующим образом оформлена. Плохо велась работа над поступавшими жалобами и заявлениями, поскольку эта работа считалась не первостепенной. В некоторых ОК на учёте запаса состояли лица, «которых на работе в органах НКВД ни при каких обстоятельствах использовать не представится возможным»: это инвалиды 2‑й группы и прежние чекисты, имевшие «серьёзные компрометирующие материалы».

В связи с тем, что отделы кадров рассматривались как второстепенные по значимости аппараты, в них должности не всегда укомплектовывались «полноценными работниками». Имели место случаи, когда сюда посылались люди, по своим качествам просто не подходившие для оперативной работы.

Со стороны отделов кадров недостаточно проявлялось заботы о сотрудниках, о создании им соответствующих условий и обстановки на работе, предоставлении отпуска по болезни, выделении жилплощади, удовлетворении социально-бытовых запросов.

Для устранения отмеченных недочетов и упорядочения деятельности отделов кадров предлагалось всю работу строить на основе утверждённого руководством месячного плана, «включая в него задачи решительного улучшения работы по кадрам». Практиковать производственные совещания, на которых обсуждать план работы, ход его выполнения, отчёты работников, ставить вопросы изучения директив НКВД СССР по работе с кадрами, повышения трудовой дисциплины, культуры в делах, уплотнения рабочего дня. Производить выезды на периферию для глубокого изучения работников на месте, условий их работы, культурно-политического роста, бытовых сторон жизни. Систематически вести работу по созданию резерва на выдвижение, основанного на тщательном и всестороннем изучении сотрудников. После состоявшегося выдвижения проверять, как справляются вновь назначенные с порученной работой, выявлять их затруднения, помогать в скорейшем приобретении необходимых навыков. Установить такой порядок, при котором все организационно-штатные вопросы по оперативно-чекистским аппаратам предварительно рассматривались бы в отделе кадров и им представлялись руководству. Решительно улучшить организацию обязательной чекистской и общеобразовательной учёбы. Систематически оказывать помощь и проявлять должную заботу об устройстве быта сотрудников. Упорядочить работу по «пенсионированию» ветеранов органов НКВД, наладив обследование их материального положения.

«На основе усиления большевистской бдительности и неуклонного проведения в жизнь решений XVIII съезда ВКП(б) и ЦК ВКП(б) о подборе и расстановке кадров, органы НКВД должны перестроить работу аппаратов по кадрам и добиться в 1940 году лучших показателей в их работе», – говорилось в заключение документа.

Этот циркуляр, подписанный заместителем наркома внутренних дел Союза ССР по кадрам, комиссаром государственной безопасности III ранга С. Кругловым, надлежало проработать на совещании работников Отделов Кадров НКВД-УНКВД и обсудить состояние всех участков работы отдела по докладам их руководителей. Протокол совещания с практическими выводами и предложениями следовало выслать в Отдел кадров НКВД СССР [43].