На основе сметы осуществляется процесс планирования и финансового обоснования финансово-хозяйственной деятельности. Основными принципами составления смет являются:
1) определение будущих целей и направлений деятельности на дальнейшую перспективу;
2) периодическое сопоставление произведенных затрат, полученных финансовых результатов и сметных показателей (исполнение сметы).
Составление смет осуществляется на основе типовой процедуры составления смет, которая заключается в следующем.
I этап – организация специальной группы, на которую возлагаются обязанности по составлению сметы. В такую группу включают таких специалистов, как бухгалтер (контролер), финансист (казначей), менеджеры по производству, продажам и др.
II этап – сбор и обработка информации по данным оперативного бухгалтерского учета, необходимой для составления сметы.
III этап – выбор метода составления сметы.
IV этап – сведение результатов, полученных разными звеньями группы в единую сводную смету.
V этап – доведение утвержденной сметы до исполнителей.
VI этап – анализ полученных результатов с показателями сметы.
Следует отметить, что одним их основных моментов в процедуре сметы является выбор метода ее составления. Среди основных вариантов составления смет выступают следующие:
1) «с нуля». Суть данной сметы состоит в том, что за основу все операции предприятия принимаются равными нулю.
2) «от достигнутого». При применении данного варианта все показатели предыдущей сметы модифицируются в зависимости от результатов деятельности прошлого отчетного периода и ожидаемых отклонений в будущем отчетном периоде.
Однако вне зависимости от того, какой метод составления сметы применяется предприятием, общими критериями сметного (бюджетного) планирования являются следующие:
1) показатели сметы должны быть выполнены;
2) менеджеры участка, для которого составляется смета, должны участвовать в подготовке и составлении сметы.
По оценке специалистов одной из основных причин нерентабельности бизнеса наряду с другими факторами является отсутствие сметного планирования или нереальность поставленного плана, а также недостоверность фактических данных, их несвоевременное поступление или отсутствие.
Для достижения исполнения сметы необходимо организовать сметный (бюджетный) контроль за исполнением смет. При этом процесс контроля должен включать в себя следующие моменты:
1) чтение и интерпретация отчетов об исполнении сметы;
2) анализ отклонений фактических данных от сметных показателей;
3) определение и анализ причин отклонений.
При обнаружении причин, повлиявших на отклонения от сметы, необходимо провести их тщательный анализ и определить направления действий для их устранения.
2.2. Функции расходов и методы их определения
Основной функцией расходов является их целевая направленность для осуществления деятельности. Известно, что для того, чтобы получить какой-либо доход, прежде всего необходимо осуществить какие-либо затраты. Иными словами, доход от какой-либо деятельности получается в том случае, если была произведена продукция, приобретены товары для реализации, были выполнены работы или оказаны услуги. В любом случае получению доходов предшествует финансирование средств в данную деятельность.
Состав и порядок учета расходов, как уже было сказано, регламентирован Положением по бухгалтерскому учету (ПБУ 10/99) «Расходы организации».