В настоящее время основная часть коммерческих предприятий ведет учет с использованием вычислительной техники на основе различных пакетов прикладных программ по бухгалтерскому учету. Разработчиками программных средств выпущено на рынок достаточно большое количество пакетов прикладных программ по бухгалтерскому учету («1С: Бухгалтерия», «Инфобухгалтер», «Турбо-бухгалтер», «БЭСТ», «Галактика», «Парус» и др.). Также на предприятиях создаются собственные программы, учитывающие специфику конкретного производства.

При автоматизированной форме учета для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета:

– используются персональные компьютеры и другие технические средства;

– используются универсальная документация и машиночитаемые носители информации;

– применяется система классификаторов;

– сохраняется принцип двойной записи;

– автоматизируются логические операции по ведению учета;

– применяются системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи;

– хранение первичной информации и регистров применяется с использованием возможности запросного режима.

Полной автоматизации подлежат такие операции, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать регистров. Вычислительная техника не только позволяет выполнять работы, ранее производимые вручную, но и сокращает (благодаря хранению нормативно-справочной информации в памяти персонального компьютера) трудоемкость заполнения первичной документации и снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации.

Информацию справочного характера вводят в персональный компьютер в начале работы. Текущую учетную информацию вводят с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого пакета прикладных программ и ежемесячно выводятся на бумажные носители – выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т. п.). Учетным регистром, получаемым с персонального компьютера, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.

Наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчетных процедур, позволяющих решать возникающие проблемы.

Автоматизация бухгалтерского учета (схема 4.6) – объективная необходимость.

Схема 4.6. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Работа бухгалтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает ее эффективность, беря на себя, кроме всего прочего, всю рутинную работу. Однако автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:

– ограничение допуска к первичной и систематизированной информации путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;

– сохранность учетной информации на необходимый срок;

– диалоговый (запросный) режим работы пользователей с вычислительными техническими средствами;