Схема 4.2. Этапы документооборота
График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия и может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (табл. 4.2).
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. В обязанности работников организации включаются положения о создании и представлении документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
Правила документооборота и технология обработки учетной информации, согласно п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», должны быть отражены в приказе по учетной политике организации.
Таблица 4.2. Пример графика документооборота на участке расчетов с персоналом по оплате труда
4.3. Учетные регистры
В сроки, установленные графиком документооборота, первичные документы должны быть представлены в бухгалтерию. Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных учетных документах, служит основанием для записей в сводных учетных документах (учетных регистрах).
Совокупность приемов и средств (вручную или с использованием средств автоматизации), с помощью которых осуществляется регистрация учетной информации из первичных документов, называется техникой бухгалтерского учета.
4.3.1. Классификация учетных регистров
Учетные регистры применяются для систематизации, накопления и отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в зависимости от степени автоматизации могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде) (схема 4.3).
Схема 4.3. Классификация учетных регистров
По внешнему виду учетные регистры могут иметь форму книг, карточек, свободных листов, машинных носителей (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).
Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя – ее должен вести один человек (например, кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. Примером применения учетных регистров в виде книг могут служить главная книга – регистр синтетического учета, книга остатков материалов на складах – регистр аналитического учета (необходим для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности).
Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально ответственные лица – картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.
Свободные листы – учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по сравнению с карточками. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.