Пример.

Предположим, что на начало месяца по дебету синтетического счета «Расчеты с подотчетными лицами» числится:

– сумма 150 руб. – остаток неизрасходованных командировочных, выданных Кружкину Б. Б. В течение месяца с него удержано 100 руб., остаток на конец месяца составил 50 руб.;

– сумма 400 руб. – выданная Ложкину В. В. на представительские расходы. В течение месяца он представил авансовый отчет на сумму 250 руб. На конец месяца не возвращена сумма 150 руб.;

– в течение месяца Мискину А. А. на покупку канцелярских принадлежностей выдана сумма – 200 руб., за которую он отчитался.

Таким образом, на конец месяца за работниками предприятия числится задолженность в сумме 200 руб.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче (схема 3.11).

Схема 3.11. Взаимосвязь синтетического счета с аналитическими счетами

Инвентаризация (от лат. inventarium – опись имущества) – периодическая проверка наличия числящихся на балансе предприятия ценностей, их сохранности и правильности хранения.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризации подлежит все имущество предприятия (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы) независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Основными целями инвентаризации являются:

– выявление фактического наличия имущества;

– сопоставление фактически имеющегося имущества с учетными данными (выявление излишка или недостачи);

– документальное подтверждение наличия имущества и обязательств;

– определение фактического состояния имущества и его оценка;

– проверка правильности, своевременности и полноты отражения в учете обязательств.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Согласно п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете, проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

– при смене материально ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или ликвидации организации;

– в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу. Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной комиссии. Различают два вида проверок: натуральную и документальную.