Необходимость в этих счетах возникает тогда, когда во взаимоотношениях данного предприятия с другими предприятиями, организациями и лицами может меняться их экономический характер. Например, дебиторы прошлого периода становятся кредиторами в текущем периоде, и наоборот. Активно-пассивными могут быть счета расчетов – счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

Примером активно-пассивного счета с двусторонним развернутым сальдо может служить счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Дебетовое сальдо по этому счету показывает сумму дебиторской задолженности (когда организации кто-нибудь должен) и отражается в активе баланса. При этом каждая запись по дебету показывает увеличение дебиторской задолженности или уменьшение кредиторской задолженности. Кредитовое сальдо по счету 76 показывает сумму кредиторской задолженности (когда должна организация) и отражается в пассиве баланса. Каждая запись по кредиту показывает увеличение долгов организации либо погашение дебиторской задолженности.

Следует иметь в виду, что в соответствии с п. 40 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности зачет между статьями актива и пассива баланса не допускается, т. е. информация о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности должна формироваться в бухгалтерском учете в развернутом виде с обособлением задолженности дебиторов и кредиторов.

Активные, пассивные и активно-пассивные счета предназначены для учета хозяйственных средств и источников их формирования, принадлежащих предприятию, а также привлеченных им в оборот. Они соответствуют статьям актива и пассива баланса, и поэтому их принято называть балансовыми счетами. В плане счетов бухгалтерского учета балансовые счета имеют двухзначный шифр.

Предприятия и организации кроме средств, принадлежащих им на правах собственности, должны учитывать средства, не принадлежащие им, но находящиеся в их распоряжении: на ответственном хранении, в переработке, принятые на комиссию и т. п. Учет таких операций осуществляется на забалансовых счетах, т. е. средства, учитываемые на них, в итоги баланса не включаются, а отражаются за балансом.

Учет на забалансовых счетах ведется без применения двойной записи, по дебету счета отражают получение ценностей либо возникновение обязательств, а по кредиту – их выбытие (списание). Забалансовые счета имеют трехзначный шифр.

Активные и пассивные счета бухгалтерского учета по способу группировки и обобщения учетных данных делятся на синтетические и аналитические.

Синтетические счета – счета бухгалтерского учета, предназначены для учета наличия и движения средств предприятия, их источников и совершаемых процессов в обобщенном виде. Синтетические счета ведут только в денежном выражении. Отражение хозяйственных средств и процессов на синтетических счетах называется синтетическим учетом.

Данные синтетических счетов используют при заполнении форм бухгалтерской отчетности, и прежде всего баланса и отчета о прибылях и убытках, т. е. применяют для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Содержание синтетических счетов раскрывают данные аналитических счетов. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

К счетам синтетического учета, имеющим несколько групп аналитических счетов, открывают субсчета. Субсчета необходимы для получения укрупненных показателей для анализа и составления баланса. Субсчет является промежуточным звеном между синтетическим счетом и открытыми к нему аналитическими счетами. Например, на синтетическом счете 10 «Материалы» предусмотрено иметь одиннадцать субсчетов: 10-1 «Сырье и материалы»; 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»; 10-3 «Топливо»; 10-4 «Тара и тарные материалы»; 10-5 «Запасные части» и т. д. На каждом из этих субсчетов будут объединены данные на основе аналитических счетов.