Есть ли общее в повестках дня совещаний, проводимых на различных предприятиях?

На основе анализа большого числа доступных протоколов совещаний, проведенных в различных организациях, компаниях и предприятиях, если абстрагироваться от конкретных формулировок повестки дня, просматривается существование таких общих тем, сходных по смыслу рассматриваемых в них вопросов и задач.

Эти управленческие задачи носят инфраструктурный характер и в той или иной степени свойственны большинству предприятий, компаний и организаций, независимо от форм собственности и отраслевой привязки. Основной принцип выделения общих вопросов – это невозможность корректного решения этих вопросов единолично одним руководителем, изолированно и вне исполняющих принятые решения сотрудников.

К основным вопросам, рассматриваемым на служебных совещаниях (инструктивных, оперативных, ситуационных) относится анализ обстановки и выработка управленческих решений по следующим задачам, процессам и направлениям деятельности компании.

1. Постановка целей и планирование работ.

2. Организация и контроль исполнения планов.

3. Продвижение продуктов и услуг компании.

4. Обслуживание клиентов компании.

5. Юридическое обеспечение деятельности.

6. Управление основными ресурсами компании.

7. Распределение обязанностей между сотрудниками.

8. Координация работ внутри компании.

9. Коммуникации между сотрудниками.

10. Решение сложных проблем и кризисных ситуаций.

11. Взаимодействие компании с внешним окружением.

12. Анализ достижения целей компании.

13. Оценка хода выполнения решений и поручений

14. Обеспечение единого источника «правды» о состоянии дел.

15. Совершенствование бизнес – процессов.

16. Вопросы безопасности и охраны труда.

17. Обмен опытом, обучение, накопление и использование знаний.

18. Вопросы управления и мотивации персонала.

19. Управление офисом и инфраструктурой.

Очевидно, что указанные выше темы не в одинаковой степени находятся в поле зрения менеджмента компании, тем не менее, они составляют базу для формирования повестки дня служебных совещаний. Поскольку количество тематических направлений достаточно велико, следует определить порядок группировки и укрупнения формируемой повестки дня совещаний. На наш взгляд, методологической и документальной основой, на которую должны опираться служебные совещания, является система планирования работ, принятая в компании.

Существование в различных компаниях таких общих тем и вопросов совещаний позволяет унифицировать совещательные процессы и выработать приемлемые для многих структур механизмы организации и проведения совещаний.

Раскроем и кратко обоснуем основания для рассмотрения приведенных выше тематических направлений на служебных совещаниях компании.

1. Постановка целей и планирование работ

Как при становлении новой компании, так и в процессе деятельности предприятий, давно существующих, вопросы оценки обстановки, постановки задач, уточнения, корректировки целей и планов, вопросы организации работ, носят систематический характер, требуют подготовки, обсуждения и принятия управленческих решений на различных уровнях менеджмента. Поскольку никто не обладает монополией на истину, здесь важен учет различных точек зрения или хотя бы выслушивание существующих позиций и мнений. Площадкой для этого являются служебные совещания, что позволяет консолидировать коллектив и соответствующим образом настроить и организовать работу руководителей и сотрудников согласно принятым планам.

2. Организация и контроль исполнения планов