Классический тайм-менеджмент предлагает довольно простой способ завершения всех текущих задач в спокойной и расслабленной атмосфере: составьте список дел, разбейте задачи по приоритетности и начните работать.
И что? Вы давно это уже попробовали?
А потому вы наверняка столкнулись с тем, что как только ваши списки дел и классные дневные и недельные планы были составлены и четко разбиты по приоритетности – именно тогда настоящая жизнь появлялась на пороге. Все, что вы так аккуратно планировали, смывалось в унитаз срочностью и важностью новых задач. И это неудивительно, ведь наша жизнь куда быстрее, динамичнее и сложнее, чем жизнь в те времена, когда были изобретены списки задач.
СОВЕТ: Используйте плавающий список дел и четыре подсказки
Плавающий список дел и четыре простых вопроса помогут вам почувствовать, что вы держите все свои задачи под контролем.
Плавающий список дел – как это работает:
• Позаботьтесь о том, чтобы у вас было конкретное место для записи текущих задач, отдельно от вашего календаря. Это может быть записная книжка, набор клеящихся бумажек для заметок, специальный вордовский документ, мобильное приложение или что-то другое, что нравится вам самим[10].
• Разрешите себе записывать в список дел все, что приходит вам в голову. Запишите все, что хотели бы сделать. Да, прямо все. Эта коллекция может и должна содержать все ваши «я-должен, я-мог-бы, мне-стоило-бы» задачи. Это позволит вам разгрузить голову. Когда дело касается приверженцев творческого беспорядка или людей, окруженных суетой и изменчивой обстановкой, список может быстро растянуться на четыре страницы. Не страшно! Так как:
• Не надо выполнять все, что вы занесли в свой список дел. У кого-то в нем окажется слишком много «я-мог-бы» задач – того, что мы могли бы сделать, но вовсе не обязаны. Идеи, которые мы могли бы протестировать, но ничего страшного не произойдет, если мы это не сделаем. Особенно в суете слишком часто появляются «важные» задачи, после выполнения которых никому нет до них никакого дела. Супер, да?
• Структурируйте свои заметки. Рассортируйте, например, долгосрочные проекты отдельно от краткосрочных. Или отделите личные задачи от рабочих. Подумайте, какая именно структура облегчит вам визуальное восприятие списка задач.
• С этого момента выбирайте каждый день одну задачу и завершайте ее. Если время осталось, тогда принимайтесь за следующую. В течение дня возникает другое – важное – задание? Не беда! Недатированные задачи теперь будут путешествовать вместе с вами в следующий день. И в следующий тоже. Это сэкономит вам много времени, потому что вам больше не придется переписывать незаконченные задачи снова и снова. И это избавляет от разочарований, потому что незавершенные дела больше не бросаются нам в глаза.
«Хорошая идея, – возможно, скажете вы, – но я просто не могу поверить в то, что у меня когда-нибудь будет время на все те задачи, которые я запишу в свой плавающий список дел». Да, вы правы! Столь прекрасного записывания всех наших недатированных задач недостаточно для того, чтобы они сами себя решили.
И это тот самый момент, когда нам необходимо расставить приоритеты: не с помощью ABC-категорий или различных корзин для разных документов, а с помощью простых вопросов:
1. Что это принесет мне/команде/компании в дальнейшем, если я сейчас выполню эту задачу? (Где откроются новые возможности?)