Привычка планировать уже сама по себе может радикальным образом изменить вашу жизнь (как изменила мою).
Планирование – и краткосрочное, и долгосрочное – помогает расставить приоритеты и правильно распределить важные дела.
Я стал абсолютным фанатом планирования. Я регулярно планирую распорядок дел на неделю вперед в воскресенье днем. Соблюдение принципа «готовь сани летом» сохранило мне уйму времени и нервов.
Как это возможно? Составляйте списки дел. Записывайте все, что вам предстоит сделать, и устанавливайте временные рамки для каждого этапа. Список всегда должен быть под рукой и на виду. Так вы не потеряете эту нить.
Можно также поделить рабочее время на интервалы. Я обычно работаю 90 минут, после чего делаю получасовой перерыв. А когда я в ударе, я работаю 3 часа без остановки, а потом 2 часа отдыхаю.
Решите, какие пять дел вы хотите сделать завтра. Делайте только то, что действительно приблизит вас к достижению поставленной цели, и заранее решите, сколько времени понадобится на завершение каждого действия.
Не забывайте планировать время досуга, оставляйте время для развлечений и путешествий, а также резервируйте немного времени на случай непредвиденных обстоятельств, от которых никто не застрахован.
С какими проблемами вы можете столкнуться при планировании:
♦ у вас банально нет времени на планирование (поверьте, полчаса, отведенные на планирование воскресным днем, способны творить чудеса);
♦ вы слишком оптимистично оцениваете временные затраты. Вам требуется больше времени, чем вы запланировали, а это создает ненужное напряжение;
♦ вы не оставляете времени на форс-мажорные ситуации или неожиданные и неотложные дела, способные разрушить все ваши начинания.
Расписывайте дела в течение дня
Планируйте свой день: оставляйте время на непредвиденные обстоятельства, которые обязательно возникнут. Оставляйте время для сна и досуга.
И помните: важен результат, а не количество убитого времени.
Годовое планирование
Масштабные годовые цели делите на квартальные. Что нужно успеть сделать до конца марта, чтобы к концу года достичь поставленной задачи?
Ежемесячное планирование
Сверяйтесь с целями, поставленными на неделю, каждый день. Что нужно успеть сделать на этой неделе, чтобы реализовать месячный и, впоследствии, годовой план?
Вносите в календарь все свои дела
Каждый вечер проверяйте календарь: что вам предстоит сделать завтра? Таким образом, вы с самого утра будете знать, что вам нужно сделать и куда пойти, и не станете тратить драгоценное время, чтобы разобраться в планах на день.
Ведите счет
Постоянно проверяйте себя: что вы успели сделать из запланированного? Получилось ли у вас сделать все, чтобы приблизиться к заветной цели, или вы постоянно на что-то отвлекались?
Ведите журнал действий, он будет наглядной иллюстрацией вашей продуктивности, а также поможет трезво оценить реальное количество времени, необходимое для выполнения той или иной задачи.
У меня есть друг, который постоянно порывается все сделать за 1 час, но всегда тратит не меньше двух. Он не только тратит лишний 1 час (а за день набегает целых 3!), но и постоянно пребывает в состоянии стресса от спешки, вызванной неправильным планированием, что в итоге бьет по его самооценке.
Один из главных секретов моей фантастической продуктивности состоит в том, что я отвожу на некоторые дела огромное количество времени.
Если я рассчитываю сделать что-то за 1 час, то отвожу на это 2. В отличие от моего растерянного друга мне всегда хватает времени и мне знакомо чувство триумфа, которое испытываешь каждый раз, завершая дело раньше, с опережением графика. Вы вряд ли увидите меня в состоянии стресса.