Если в записке принята особая система сокращения слов ил наименований, то необходимо дать перечень принятых сокращений.

Нельзя сокращать следующие слова и словосочетания: графа, уравнение, формула, так как, например, более или менее, главным образом, должно быть, около, таким образом, так называемый.

Знаки №, %, ^>0, sin, cos и другие нельзя давать в тексте без цифровых или буквенных обозначений. Знаки №, % и ^>0 не удваивают, если текст пишется во множественном числе.

В тексте следует избегать оборота «от … до». Его заменяют, обозначая интервал тремя точками, например «8…12 кг» и т.д. Пользуются оборотом только в случае перехода от положительного к отрицательному значению, например «от 5 до -8^>0 С».

Отвлеченные числа до 9 пишут словами, свыше 9 – цифрами, например «три кривые», «10 делений» и т.д.

Числа с размерностью пишут только цифрами, например «3 км», «5 р.» и т.д.

Дробные значения проставляют только цифрами – «1/4 ч» и т.д.

Порядковые числительные, как правило, указывают с падежными окончаниями: «7-й день», «1,2 и 5-й графики» и т.д.

Без падежных окончаний можно писать количественные числительные, например «на 20 листах», «21 апреля» и т.д.

Оформление иллюстраций. Иллюстрации (схемы, чертежи, фотографии и др.) размещают сразу после ссылки на них в тексте записки и называют рисунками. Их число определяется содержанием проекта (работы) и должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста.

Все иллюстрации нумеруют арабскими цифрами в пределах раздела или всей записки. Номера рисунков в тексте могут быть указаны по разделам, например «рисунок 1.2» (второй рисунок первого раздела) или дается сквозная нумерация, например «рисунок 2».

В записке можно приводить фотографии и светокопии, полученные на множительных аппаратах. Не рекомендуется давать рисунки, размер которых превышает формат рамки листа А4 (297х210).

Рисунки размещают в тексте так, чтобы их можно было рассматривать, не поворачивая текст или поворачивая его по часовой стрелке.

Каждый рисунок должен иметь подрисуночный текст, в котором:

– римскими цифрами указывают различные положения механизма (изделия) и др.;

– арабскими цифрами указывают составные части (агрегаты, узлы, детали) механизма (изделия) и др.;

– строчными буквами русского алфавита (а, б, в и т.д.) указывают элементы деталей (отверстия, пазы, канавки, буртики и др.).

В подписи к рисунку и подрисуночном тексте должен быть прямой порядок слов. В начале перечисляются обозначенные арабскими цифрами элементы, а затем строчными буквами указываются технологические поверхности. Например «Рисунок 1 – Чертеж редуктора: 1 – корпус редуктора; 2 – червячное колесо; а – конический паз» и т.д.

Построение таблиц. Цифровые данные, полученные в результате сбора исходной информации, выполненных расчетов, перечень оборудования, показатели работы предприятия, характеристики объекта и другой материал оформляют в виде таблиц. Каждую таблицу помещают сразу же после первого упоминания в тексте.

Заголовки граф и колонок таблиц начинаются с прописных букв. Если подзаголовки граф составляют одно предложение с заголовком, их пишут со строчных букв, при самостоятельном значении – с прописных букв.

Заголовки пишут в единственном числе. Заголовки можно заменить буквенными обозначениями, если они пояснены в тексте или на рисунках. Делить графы, строки и головки таблиц по диагонали запрещается.

Все таблицы должны иметь тематические заголовки. Заголовки не подчеркивают.

При размещении таблицы на нескольких страницах на второй и последующих страницах текста с табличным материалом пишут слова