Как менеджер старайтесь избегать:
• недооценивать плохую коммуникацию: она дорого обходится с точки зрения и денег, и влияния на отношения;
• делать беспочвенные предположения, не признаваясь себе в этом, или проверять свои догадки, обращаясь не к источнику сообщения, а к третьей стороне.
Командный брифинг
Командный брифинг (тим-брифинг) – это процесс общения менеджеров и супервайзеров со своими командами в целях обмена информацией и идеями. Основные принципы командного брифинга:
• проводится лицом к лицу;
• организуется в небольших командах;
• проводится лидером команды;
• проводится регулярно;
• предназначен для рассмотрения вопросов и команды, и организации;
• предоставляет возможность озвучить серьезные предложения и проблемы.
Появлению командных брифингов предшествовали групповые брифинги, которые стали проводить в компаниях еще в 1960-х годах. Посредством групповых брифингов информация от руководства поэтапно распространялась по всей организации. Затем акцент сместился на рабочие группы, когда к общей информации стали добавлять важные «локальные» сообщения от отдельных групп, а менеджеры получили возможность направлять поток информации и по вертикали, и по горизонтали. Командный брифинг важно рассматривать как часть более объемной стратегии внутренней коммуникации, ориентированной на улучшение информирования сотрудников и расширение возможностей обратной связи.
Командный брифинг:
• позволяет людям чувствовать себя более информированными;
• расширяет возможности двунаправленной обратной связи;
• повышает уровень доверия, сотрудничества, ответственности;
• помогает осмыслить перемены;
• уменьшает недопонимание;
• укрепляет роль лидера команды.
Чек-лист
1. Добивайтесь повышения заинтересованности менеджеров
Успех командного брифинга зависит от заинтересованной подачи материала, а также способности менеджеров видеть проблемы и прислушиваться к предложениям. Менеджеры должны уметь убедительно объяснять подчиненным стратегию организации и причины предстоящих перемен, адаптируя информацию к интересам группы, учитывать мнения в команде, вовремя замечать проблемы и находить решения.
2. Проводите совещания с представителями работников
С самого начала привлекайте к обмену мнениями представителей профсоюза и рабочего коллектива. Обсуждайте с ними цели командного брифинга, поощряйте участие в создании этого нового механизма, убеждайте в том, что он не подрывает влияния их объединений.
3. Согласуйте брифинги
Согласуйте проведение командных брифингов с отделом, ответственным за внутренние коммуникации, чтобы обеспечить последовательность и наладить обратную связь снизу вверх. Отдел внутренних коммуникаций:
• планирует и выстраивает систему;
• обеспечивает подбор ключевой информации для брифингов;
• разрабатывает программы тренинга для линейных менеджеров;
• выстраивает обратную связь, доводит информацию до вышестоящего руководства.
4. Убедитесь, что линейные менеджеры подготовлены
Линейные менеджеры должны быть подготовлены к эффективной коммуникации, поскольку неумелое проведение брифингов подрывает весь процесс. Следует уделить особое внимание умению выступать убедительно и понятно, поощрять комментарии и предложения. Менеджеры должны быть последовательными, уметь направлять релевантную информацию снизу вверх.
5. Логистика
На проведение командных брифингов должно быть выделено определенное время. Отказ от организации брифинга, намерение отменить или перенести его из-за напряженного графика либо отсутствия некоторых сотрудников будут рассматриваться как отсутствие интереса к таким мероприятиям вообще. Коммуникация – это часть рабочего процесса, нельзя заниматься или не заниматься ею по собственному усмотрению.