Делопроизводственные материалы состоят из делопроизводства центральной и местной администрации, римско-католических благотворительных обществ, метрических книг римско-католических костелов. Материалы делопроизводства местных органов власти содержат информацию о хозяйственной, общественной и культурной деятельности поляков на территории края.

В ГАРФ в фонде Центроэвака Наркомата внутренних дел РСФСР (Р-3333) мы рассмотрели документы, характеризующие работу местных и центральных организаций помощи беженцам. Данный массив документов позволяет составить представление о количестве польских беженцев и военнопленных на территории Сибири, о ходе их эвакуации на родину. Переписка Центроэвака с местными отделами содержит информацию о количестве отправленных из городов Сибири эшелонов с польскими беженцами и оптантами, численности детей польской национальности в детских домах Омска и других городов Сибири. В документах фонда Центроэвака содержатся списки польских военнопленных, в том числе пленных из 5-й польской дивизии, которые находились в концентрационном лагере в г. Туле, списки военнопленных 5-й дивизии, отправлявшихся на родину с 5-м эшелоном, списки повстанцев 1863 г. из городов Сибири, подлежащих отправке в Польшу. Важную информацию содержат телеграммы 1921–1923 гг. о прибытии эшелонов с польскими репатриантами на пограничный пункт Негорелое.

В фонде 5111 «Польские военные организации на территории России 1917–1918 гг.» отложились материалы, касающиеся деятельности польских военных организаций в России, в том числе в Сибири. Нами использованы также материалы фонда 5115 «Польские организации помощи беженцам в годы Первой мировой войны. 1909–1920 гг.». В основном эти документы представляют собой переписку беженцев с организациями, которые оказывали им помощь. Деятельность польских политических организаций отражают материалы фонда 5122 «Польские политические организации на территории России. 1906–1919 гг.». В фонде Всесоюзного общества политкаторжан и ссыльнопоселенцев (533) хранятся документы, позволяющие изучить состав политической ссылки в Сибирь, основные занятия ссыльных, их взаимоотношения с местным населением.

В фондах РГАСПИ (Российский государственный архив социально-политической истории) хранятся документы, отражающие работу местных польских коммунистических секций. В фонде Польского бюро агитации и пропаганды при ЦК ВКП(б) (63) содержится переписка Барнаульского губкома РКП(б) с особым отделом 5-й армии, протоколы заседаний польбюро при Омском Сиббюро ЦК РКП(б), собраний польских секций РКП(б) городов Омска, Тобольска, Томска, польской секции Тюменского губкома. Данные материалы позволяют изучить состав польских секций РКП(б) в городах Сибири и основные формы их работы с населением. В фонде Польской комиссии Истпартотдела ЦК ВКП(б) содержатся воспоминания деятелей польского социал-демократического движения.

В региональных архивохранилищах, таких как Центр документации новейшей истории Омской области (ЦДНИОО), нами были изучены фонды, содержащие сведения о численности местных партийных организаций, работе местных польских секций РКП(б) среди населения в г. Омске и других населенных пунктах региона, численности польских школ, положении польских беженцев.

В Государственном архиве Томской области (ГАТО) большую ценность для нас представляют материалы, отражающие деятельность наиболее выдающихся представителей польской общины Томска, которые хранятся в личном фонде известного врача и общественного деятеля В. С. Пирусского (438). В фонде Томского переселенческого района (239) представлены материалы переписки, которая касалась ходатайств католиков, проживавших в селениях Томской губернии, об удовлетворении их церковных нужд, в частности о выдаче ссуд на строительство храмов. Переписка содержит ценные сведения о численности католического населения в губернии в начале XX в. Фонд Томского губернского управления (3) содержит статейные списки ссыльных, распределительные списки ссыльных, их прошения и жалобы, переписку о ссыльных, отправленных в Сибирь после начала Первой мировой войны. Материалы фонда Томского городского полицейского управления содержат списки лиц, состоявших под надзором полиции, переписку о ссыльных, находившихся под надзором полиции на территории Томской губернии. Особую ценность представляют материалы фонда для изучения предпринимательской деятельности представителей польской диаспоры Томска, деятельности римско-католического благотворительного общества, «Общества вспомоществования семьям поляков, участвующих в войне». Большую ценность для изучения истории польской диаспоры Томска имеют хранящиеся в материалах фонда списки членов римско-католического благотворительного общества. В фонде управления Томской железной дороги Сибирского округа путей сообщения (214) содержатся материалы об эвакуации на родину польских беженцев, в фонде Томского уездного воинского начальника (416) – о нахождении в Томской губернии военнопленных Первой мировой войны. Фонд Томского уездного исправника (419) содержит материалы о находящихся под гласным надзором полиции, в том числе членах ППС. Для изучения положения беженцев большую ценность представляют материалы фонда Томского губернского комитета по устройству беженцев (7).