Осуществление внедрения системы оперативной управленческой информации повлияет на эффективность работы менеджеров подразделений, и их взаимодействие, положительно скажется на психологическом климате коллектива, так как каждому будет понятно как работают другие подразделения.
К внешним факторам, необходимости изменений относятся следующие: недостаточно прибыльная работа предприятия; невозможность моментального ответа покупателям о наличии продукции на складе или возможных сроках производства; рост конкуренции на рынке.
Внутренних факторов больше:
потери времени на поиск информации;
получение искаженной информации и необходимость перепроверки;
отсутствие статистики данных для прогнозирования;
длительный интервал от результатов до поощрения персонала недостаточно мотивирует;
невозможность принятия решений на основе реальной информации.
В данном случае изменение желательно с точки зрения совершенствования управления и повышения конкурентоспособности и необходимо с точки зрения менеджмента. Поэтому задача заключается в том, чтобы помочь всем кого оно будет затрагивать, понять, в какой мере они являются партнерами в данной инициативе – партнерами, которым следует приобрести определенные выгоды от изменения, а не сопротивляться ему.
При этом следует учесть, что если люди не осознают наличие проблемы, то могут не содействовать выработке лучшего решения или не воспринять решение, каким бы оно ни было.
При определении целесообразности проводимых изменений и прогнозировании последствий можно использовать и модель диагностики потребностей изменений Надлера и Ташмена. Модель предполагает что организация находится в процессе постоянного взаимодействия с окружающей средой и внутри организации существуют взаимозависимые компоненты: задачи, организационные структуры и системы, организационная культура, люди, а также разделяемое видение и руководство. Но это имеет смысл при глубоком анализе более значительных изменений.
Для выбранной ситуации целесообразность внедрения заключается в том, что оперативное подведение итогов на основе такой документальной информации:
а) лучшим образом повлияет на мотивацию труда управленческого, и производственного подразделения;
б) ускорит и «автоматизирует» процесс принятия управленческих решений.
Таким образом, целесообразность данного изменения очевидна.
К противоположным аргументам, против внедрения системы документирования информации, можно отнести увеличение времени на документирование и передачу информации, а также необходимость постоянно подводить итоги выполненной работы. При этом балансирующим фактором является то, что рабочее время остается прежним, а подведение и анализ результатов работы служит мотивационным фактором удовлетворения от выполненной работы.
Отдел кадров
Такое подразделение в структуре торгового предприятия, безусловно, важно. Оно обеспечивает, и правильное ведение документации по кадровым вопросам и обеспечивает контроль за управлением персоналом на местах.
Кадровое делопроизводство– это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих функций и задач.
Кадровое делопроизводство является составной частью управления. Оно предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам:
1. прием на работу,
2. увольнение,
3. перевод,
4. перемещение,
5. совместительство,
6. временный перевод для замещения отсутствующего работника,
7. поощрение,
8. взыскание,
9. предоставление отпуска,
10. командирование,
11. аттестация и т.п.
Кадровое делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового делопроизводства необходимо учитывать требования Федеральной инспекции труда. Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкциях. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве.