Состояние потока – структурируйте работу блоками

Я уже писал о примере моего стандартного понедельника в «розничном бизнесе». Совещания: в 9:00 – кадры, в 10:00 – коммерческий директор, в 11:00 – операционный директор. Это близкие по содержанию вопросы, кото- рые позволяли мне на три часа погрузиться в состояние потока решения про- блем «фронта» и не отвлекаться на звонки, почту и другие вопросы, одновре- менно «зарядить» на неделю коллег задачами. Решая близкие по содержанию блоки вопросов (часто пограничные), не нужно тратить время на «разогрев» себя. Оптимальная работа в состоянии потока – когда ничто не отвлекает от главного.

Еще один совет – выделяйте достаточное время для мероприятия. Если совещание с директором по эксплуатации или руководителем отдела марке- тинга и рекламы занимает у меня постоянно более двух часов, то нет смысла уплотнять это мероприятие до часа, но и растягивать на еще больший период времени тоже не нужно. Информация плохо усваивается уже после первого часа работы – выносите крупные блоки на отдельное обсуждение, если они этого требуют. Регламент по времени и повестка дисциплинируют, часы перед собой позволяют осуществлять контроль времени. А еще анализируйте причи- ны столь длительного обсуждения именно с этими подразделениями и сотруд- никами. Возможно, это личностная особенность людей, а возможно, есть ка- кие-то неэффективно настроенные процессы коммуникации или лишние точки контроля с вашей стороны?

Залог успешного планирования – опыт! Чем больше будете практико-

ваться, тем лучше будет получаться в результате.

Техники разные, а принципы одни и те же. Я обещал показать несколь- ко известных мне по разным источникам техник управления временем – для максимальной наглядности того, что все крутится вокруг отраженных мной принципов управления временем.

Например, «техника Швабе». Впервые эту технику применил Чарльз Шваб, президент американской компании «Bethlehem Steel».

Составить список самых важных задач на неделю или месяц.

Определиться, в какой последовательности нужно выполнять задачи, записать их в порядке убывания значимости. Если есть одинаково важные дела, в приоритет поставить более срочные.

Работать над задачами в принятой последовательности.

После выполнения каждой задачи проверять, не появились ли новые дела и не изменились ли приоритеты важности.

Добавить новые дела в список, сохраняя приоритетность от большей к меньшей.

Продолжать работу, двигаясь от задаче к задаче по мере убывания важ- ности.

Система «Альпы».

Задачи.

Приоритеты.

Время.

Рационализация и делегирование.

Контроль и решение.

Порядок действий.

1. Список дел.

Расстановка приоритетов (метод АБВ).

А – задача должна быть выполнена обязательно и в первую очередь.

Б – достаточно важно и желательно, но только после того, как будут выпол- нены А.

В – все остальное, что надо сделать.

Как видите, не так много отличий между техниками. Упор делается все на те же принципы: четкость задач, приоритеты, анализ действий и корректировка. И все! Очевидно, что тут важнее выработка навыка, чем мудрствование. «До- рогу осилит идущий», – как я люблю говорить.

Целью данной главы является поделиться простыми техниками управления временем, которые я объединил и опробовал в своей работе. Дополняйте сво- ими «фишками» и эффективным софтом, который приходит нам на помощь с регулярной частотой.

А теперь по поводу парадоксов. Их тут два.

Первое – странно, согласитесь, что техники все старые, и как много их мы ни встретим, все они крутятся вокруг одного, тем самым не так сильно давая вариативность в решении проблемы озадаченному нехваткой времени чело- веку. Но если все так просто, почему те, кому не хватает времени, не часто пытаются что-то изменить в своей жизни? Почему заинтересованные в расши- рении границ своего дня не пользуются столь простыми методами? Хватает ли 24 часов в сутках мне? Конечно, нет, но я четко понимаю, чем занять каждые 30 минут. Это не значит, что я не отдыхаю. Это значит, что я прислушиваюсь к организму, изучаю все новые и новые методики и всячески стараюсь их при- менить на благо своей производительности.