Кроме закрепления навыков эффективного слушания, существует еще ряд методов, позволяющих повысить эффективность межличностных коммуникаций.
Четко сформулируйте идею до ее передачи
Это означает, что вопросы, проблемы или идеи, которые вы намерены донести до других, необходимо систематически обдумывать и тщательно анализировать. Каждый раз, общаясь с непосредственным начальником, подчиненным или коллегой, надо четко определиться с основной темой сообщения. Таких тем существует множество; в табл. 6.2 перечислены некоторые из них.
Таблица 6.2. Примеры тем передаваемых сообщений.
1. Объяснение подчиненным сути предстоящих изменений их рабочих заданий.
2. Информация от начальника с разъяснением задачи.
3. Сообщение начальнику о проблеме, с которой вы столкнулись.
4. Обсуждение с подчиненным причин низкой производительности.
5. Признание заслуг подчиненного.
6. Информирование работников об идее, над которой вы просите их поразмыслить.
7. Выяснение реакции сотрудников на ваши идеи.
8. Информирование менеджера другого отдела о возможных изменениях в вашем отделе и выяснение его мнения о том, как это отразится на деятельности его подразделения.
9. Информирование подчиненных о новых приоритетах и целях.
10. Информирование секретаря о приоритетных задачах текущей недели.
Врезка 6.2
Профессор К. Дэвис предложил десять правил усиления навыков эффективного слушания. Прочитав каждое из них, на минуту прервитесь и представьте, что разговариваете с конкретным человеком и пользуетесь этим правилом.
1. Прекратите говорить! Вы не можете слушать, постоянно разговаривая. Как сказал Полоний («Гамлет»), «Дай каждому свой слух, но никому – свой голос».
2. Помогите собеседнику почувствовать себя свободно. Позвольте говорящему человеку почувствовать свободу – создайте разрешающую среду.
3. Покажите собеседнику, что готовы его выслушать. Выглядите и действуйте, как человек, заинтересованный беседой. Слушая, не просматривайте почту. Старайтесь понять человека, а не найти повод для возражений.
4. Избавьтесь от всего, что может вас отвлечь. Не рисуйте каракули, не постукивайте по столу, не перекладывайте бумаги. Может, будет лучше, если закрыть дверь в кабинет?
5. Сопереживайте говорящему. Постарайтесь поставить себя на место говорящего.
6. Будьте терпеливы. Выделите на беседу достаточно времени. Не прерывайте собеседника.
7. Старайтесь сдерживать эмоции. Рассерженный человек часто искажает значение слов.
8. Старайтесь избегать споров и критики. Это заставляет собеседника занимать оборонительную позицию, и он может просто замолчать или рассердиться. Не спорьте. Даже если вы победите в споре, в конечном счете вы проиграете.
9. Задавайте вопросы. Это поощряет собеседника к дальнейшему разговору и показывает ему, что вы внимательно слушаете.
10. Прекратите говорить! Это и первая, и последняя рекомендация, поскольку от нее зависят все остальные. Продолжая говорить, вы не сможете эффективно слушать.
Природа дала человеку два уха, но только один язык – тонкий намек на то, что лучше слушать, чем говорить.
Чтобы эффективно слушать, вам понадобятся оба уха: одно – чтобы воспринимать смысл, другое – чтобы улавливать чувства собеседника.
Люди, не умеющие слушать, имеют меньше информации для принятия обоснованных решений.
Чтобы развить навыки слушания, закончив беседу с тем или иным человеком, оцените, насколько эффективным было ваше общение. Задайтесь вопросом, насколько вам удалось выполнить представленные выше десять правил и в чем вам еще надо усовершенствоваться?