Система ведения реестра представляет собой совокупность следующих внутренних учетных документов:

– лицевые счета владельцев ценных бумаг;

– лицевые счета зарегистрированных залогодержателей;

– учет ценных бумаг, принятых на баланс акционерного общества в связи с проведением операций по выкупу, приобретению и погашению ценных бумаг;

– журнал учета выданных и погашенных сертификатов ценных бумаг, выпущенных в документарной форме;

– учет документов, являющихся основанием для внесения изменений в реестр;

– учет запросов зарегистрированных лиц и ответов на них, включая отказы от регистрации в реестре;

– учет начисленных доходов (дивидендов) по ценным бумагам.

Основой системы ведения реестра является сам реестр владельцев ценных бумаг, который представляет собой список всех зарегистрированных лиц с указанием количества, номинальной стоимости и категории принадлежащих им ценных бумаг. Это позволяет регистратору знать всех владельцев именных ценных бумаг на конкретную дату.

На каждого владельца ценных бумаг в реестре открыт лицевой счет, на котором отражаются все сведения о владельце: имя (наименование для юридического лица), домашний (почтовый, юридический) адрес, паспортные данные для физического лица, банковские реквизиты для юридического лица, количество и тип ценных бумаг, номера телефонов и другие данные, позволяющие реестродержателю однозначно идентифицировать владельца ценных бумаг и информировать зарегистрированных в реестре лиц об общем собрании акционеров, начисленных дивидендах и т. д.

Внесение изменений в лицевые счета производится в случае покупки или продажи владельцем ценных бумаг. Проданные ценные бумаги списываются с лицевого счета владельца, а купленные зачисляются на счет. Основанием для внесения изменений в реестр являются передаточные распоряжения владельцев лицевых счетов, в которых они указывают количество и вид ценных бумаг, подлежащих списанию с их лицевых счетов и зачислению на счета новых владельцев. Если ценные бумаги эмитированы в документарной форме, то на руках у владельцев находятся сертификаты ценных бумаг. Поэтому при продаже ценных бумаг у продавца должен быть изъят имеющийся у него сертификат, а покупателю выписан новый сертификат.

Изменения в лицевые счета вносятся также при глобальных операциях, осуществляемых эмитентом по дроблению и консолидации акции, а также в случае конвертации ценных бумаг в другие виды финансовых активов.

Документом, подтверждающим запись в реестре, является выписка, которая выдается владельцу лицевого счета. Выписка не является ценной бумагой, а лишь подтверждает наличие на лицевом счете владельца количества и типа ценных бумаг на определенную дату. В выписке указывается информация только о состоянии собственного лицевого счета владельца ценных бумаг. В ней не может содержаться информация, не относящаяся к данному лицу.

В то же время российское законодательство допускает, что лица, владеющие более 1 % голосующих акций эмитента, вправе знакомиться с реестром и получать информацию об имени (наименовании) других зарегистрированных лиц, количестве и типе принадлежащих им ценных бумаг^>5.

Деятельность специализированных регистраторов жестко контролируется Федеральной службой по финансовым рынкам (ФСФР). В отличие от других профессиональных участников фондового рынка, деятельность по ведению реестра является исключительной и не подлежит совмещению с другими видами профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг.

Специализированному регистратору запрещено осуществлять операции с ценными бумагами эмитента, реестр которого он ведет.