Документация по кадрам (личному составу, персоналу) – это совокупность документов, которые фиксируют трудовую деятельность работников.
Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности, т. к. они являются самыми важными документами в кадровой службе персонала. К таким документам относятся:
– трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
– приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
– трудовые книжки;
– личные карточки формы Т-2;
– личные дела;
– лицевые счета по заработной плате.
Прием работника на постоянную работу на предприятие должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:
Схема 1
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме.
Схема 2
Руководитель предприятия, фирмы издает приказ по кадровому составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
Увольнение работника производится по следующей схеме:
Схема 3
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель предприятия (фирмы) издает приказ по кадровому составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником. После краткого ознакомления с организацией кадровой работы подробнее разберем каждый документ, приказ по кадровому составу.
Глава 2
Прием на работу
2.1. Правила приема на работу
Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор. Прием на работу на предприятие обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора; приказа о приеме на работу; личной карточки (формы Т-2).
Заявление чаще всего пишется от руки, но предприятие может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указываются должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т. п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.
Реквизиты заявления при приеме на работу:
– адресат;
– автор;
– наименование вида документа;
– текст;
– отметка о наличии приложения;
– подпись;
– дата.
В реквизитах «автор» указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда – номер телефона, паспортные данные).
После того как заявление подписывается руководителем, оно подшивается в личное дело работника. Однако ТК РФ не предусматривается написание заявления о приеме. Согласно ст. 57 ТК РФ основанием для издания приказа о приеме на работу служит трудовой договор.