Правовой основой деятельности секретаря наряду с общегосударственными законодательно-правовыми актами является также комплекс нормативно-правовых и нормативно-методических документов той организации, в которой работает секретарь. Они образуют локальную нормативную базу, которая представлена, как правило, следующими документами:

1. Должностной инструкцией;

2. Положением о структурном подразделении, например, секретариате;

3. Инструкцией по делопроизводству;

4. Номенклатурой дел организации;

5. Правилами внутреннего трудового распорядка.

Основным организационно-правовым документом является должностная инструкция секретаря.

Если секретарь руководителя является сотрудником Секретариата, то он должен ознакомиться и знать основные разделы «Положения о Секретариате».

Когда секретарь руководителя находится в составе Службы ДОУ, что встречается крайне редко, он, соответственно, должен быть ознакомлен с Положением о Службе ДОУ – структурного подразделения организации, в котором он работает.

При составлении и оформлении документов, а также при работе с ними, секретарь руководствуется инструкцией по делопроизводству своей организации.

В работе с документами при формировании дел и отборе их на хранение или уничтожение секретарь руководителя использует номенклатуру дел своей организации.

Регулирование трудовых взаимоотношений работодателя и секретаря осуществляется посредством трудового договора, при этом Правила внутреннего трудового распорядка конкретной организации регулируют порядок приема, увольнения работника, права, обязанности и ответственность работника и работодателя, поэтому секретарь должен знать этот свод норм.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Должностные инструкции позволяют оптимальным образом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия.

При разработке должностных инструкций на работников конкретного функционального направления необходимо обеспечивать единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения.

Должностная инструкция призвана очертить круг обязанностей, определить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой. Должностная инструкция выполняет следующие функции:

• закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

• определяет его задачи, функции, права и обязанности;

• позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

• является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

• устанавливает организационные основы его работы [35].

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель организации.

Формуляр и структура текста должностной инструкции унифицированы УСОРД и включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Основные задачи и функции;

3. Должностные обязанности;

4. Права;

5. Ответственность;

6. Взаимоотношения.

1. Общие положения

В этом разделе устанавливается наименование должности, указывается, к какой категории относится работник, перечисляются квалификационные требования, предъявляемые к секретарю. Требования включают в себя два основных направления: образование (общее, среднее, высшее, специальное); практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для закрепления требований к квалификации служит Квалификационный справочник, разработанный Институтом труда и утвержденный Минтруда России [36]. Однако, каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию, исходя из своей политики работы с персоналом. Отдельный пункт содержит порядок приема и увольнения. Здесь же указываются требования к практическим навыкам работы. В первом разделе должны быть перечислены документы, которые секретарь должен знать, то есть здесь излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.