При установке программы Windows регистрирует связанные с ней типы файлов. В результате операционная система знает, с помощью какого приложения был создан тот или иной файл, и может сопоставить файлам определенного типа некоторые стандартные действия, выполняемые при активизации документа этого типа. Поэтому для запуска приложений Office с одновременным открытием нужного вам документа не обязательно отыскивать значки приложений в меню Пуск (Start). Просто выполните одно из следующих действий:

• дважды щелкните на значке документа, расположенном в окне папки или на рабочем столе;

• если нужно открыть документ, с которым вы недавно работали, выберите его имя в подменю Недавние документы (Recent Documents) меню Пуск (Start).

Рис. 1.2. Окно Excel на фоне окна Word

Чтобы просмотреть или отредактировать документ Word или, например, внести новую запись в базу данных Access, необходимо сначала открыть файл документа, содержащий необходимую информацию. Если файла нет на рабочем столе и вы не помните точное название папки, в которой он хранится, проще всего воспользоваться диалоговым окном открытия документов. Это окно выглядит одинаково для всех приложений Office, а его инструменты позволяют быстро отыскать нужный файл. Давайте изучим способы поиска файла на примере документа Word.

1. Щелчком на кнопке Документ1 – Microsoft Word (Documentl – Microsoft Word) на панели задач активизируйте окно Word.

2. Щелкните на кнопке Office, которая расположена в левом верхнем углу окна приложения, и выберите в раскрывшемся меню команду Открыть (Open). Появится диалоговое окно, показанное на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Диалоговое окно открытия документа

3. Раскройте список Тип файлов (Files Of Types) и выберите пункт Документы Word (Word Documents). В результате главное поле окна будет содержать только значки документов Word. Если искомый файл имеет нестандартное расширение, выберите пункт Все файлы (All Files).

4. Раскройте список Папка (Look In) и укажите жесткий диск локального компьютера или сетевой диск, на котором находится искомый документ.

5. Для раскрытия папки, вложенной в текущую, найдите ее значок в области списка файлов и дважды щелкните на нем.

6. Для перехода в родительскую папку щелкните на кнопке Переход на один уровень вверх (Up One Level) панели инструментов.

7. Чтобы найти документ в стандартной папке Windows, щелкните на одной из шести кнопок левой панели диалогового окна открытия документа. Они открывают доступ к следующим папкам и файлам:

• Недавние документы (My Recent Documents) – ярлыки недавно открывавшихся файлов и папок;

• Мои документы (My Documents) – папка, в которой по замыслу создателей Windows должны храниться ваши рабочие документы;

• Рабочий стол (Desktop) – файлы и папки, расположенные на рабочем столе Windows;

• Мой компьютер (My Computer) – список дисков вашего компьютера;

• Надежные шаблоны (Trusted Templates) – папка с шаблонами;

• Сетевое окружение (Network Places) – позволяет получить доступ к папкам, размещенным в локальной сети или в Интернете.

8. Если вы не можете вспомнить точное имя файла, попробуйте воспользоваться другим режимом просмотра списка файлов. Щелкните на стрелке справа от кнопки Представления (Views) панели инструментов и выберите подходящий режим (рис. 1.4). Окно открытия файла предлагает следующие варианты вывода списка документов: