Кадровую документацию ведут в соответствии с перечнем разрешенных к применению документов, регламентированных Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299). ОКУД – это тот документ, благодаря которому кадровик не будет сомневаться в правомерности применения им на практике того или иного документа.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) разработан и утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие 1 июля 2003 г. В ГОСТе установлены требования, которые относятся к оформлению следующих документов: постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др. Требования ГОСТа относятся также и к оформлению кадровых документов. Надо отметить, что указания данного стандарта являются рекомендуемыми, поэтому работодатели, опираясь на этот нормативно-правовой акт, имеют возможность формировать у себя индивидуальные правила и процедуры ведения кадрового делопроизводства, которые можно отразить в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» регламентированы формы документов, которые должны применяться в кадровой работе.

С 1 января 2004 г. введены в действие трудовые книжки нового образца. Разработаны Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Данные Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Действует Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Введен Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утв. приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»).

Работодателям необходимо принять во внимание тот факт, что Министерство труда преобразовано в Министерство здравоохранения и социального развития РФ. Но многие постановления Минтруда России остаются действующими.

Кроме трудовой книжки на каждого работника должна вестись личная карточка. Об этом сказано в п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках»: в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и с каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Личная карточка имеет строго определенную форму. Утверждены постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированные формы № Т-2, № Т-2 ГС (МС), предназначенные для государственных служащих, а также учетная карточка научного, научно-педагогического работника формы № Т-4.

Сведения о сроках хранения кадровой документации содержатся в Перечне типовых управленческих документов (далее – Перечень), образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.). Перечень составлен в соответствии с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов. Кроме определения сроков хранения того или иного документа, Перечень используют еще и при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.