Конечный результат работы участка – кандидат, успешно завершивший стажировку в компании с отличными результатами. И дальше – следующая функция.

Участок кадровой документации

Не сомневаюсь, что вы понимаете: когда нанимают сотрудников, их нужно соответствующим образом оформить. Это может быть трудовой, ученический или гражданско-правовой договор. В соответствии с этим возникают функции: различного рода отчетность по персоналу в государственные органы, ведение трудовых книжек, воинского учета, отпусков и больничных, подготовка справок. И эти функции возложены как раз на участок кадровой документации.

Скажу сразу: есть несколько вариантов его работы. Например, бывает такой порядок: отдел персонала просто подписывает с каждым новым сотрудником заранее подготовленный пакет документов, который составили юристы. В него могут входить трудовой договор, коммерческая тайна, соглашение о персональных данных. И на этом выполнение кадровой функции заканчивается. А отчетность в госорганы, иные кадровые функции (скажем, ведения и учета трудовых книжек, оформления приема на работу и увольнения, массового приема и массовых увольнений, администрирования командировок и отпусков, подготовки справок и копий документов для сотрудников) делегируются или бухгалтеру компании, который находится в финансовом отделе, или бухгалтерии, или вообще отдается на аутсорс. Кстати, отдавать на аутсорсинг эту функцию я и рекомендую небольшой компании.

Конечный результат работы этого участка – своевременно оформленные в соответствии с законодательством страны сотрудники компании. Вы можете изменять данный результат в зависимости от того, какую функцию на самом деле выполняет данный участок. Здесь я всего лишь привел пример.

А дальше – последняя функция отдела найма и адаптации персонала.

Участок регламентов и должностных папок

Данный участок системно отвечает за то, чтобы бизнес-процессы и правила были описаны в виде регламентов и инструкций. Обратите внимание: эта функция не предполагает самостоятельного описания всех регламентов. Что-то может описать и сам HR-специалист, что-то описывает руководитель подразделения, где создают правила, что-то описывают сотрудники, а что-то – вообще сам собственник компании. Участок в целом отвечает за работу системы регламентов и формирования должностных папок. Ведь если не будет главного ответственного, то это просто не будет работать.

Еще одна зона ответственности участка – хранение регламентов в едином архиве. Они должны быть доступны для каждого сотрудника, а HR-специалист распространяет их в соответствии с тем, кому предназначаются данные регламенты, компонует их в должностные папки. Да, если простыми словами, то должностная папка – это подборка всех регламентов, которые предназначены для определенной должности. Сотрудника проверяют на знание этих регламентов. Но, конечно, в первую очередь относительно правил, а технические знания проверяет не этот участок. Мы еще поговорим более подробно о системе регламентов. А пока нужно понять, что главный ответственный за эту систему находится на этом участке.

Не надо забывать, что даже у опытного специалиста могут возникнуть сложности на новом для него рабочем месте. И чтобы предотвратить возможные проблемы, этот участок выполняет еще одну функцию: отвечает за должностные папки и ознакомление нового сотрудника с их содержимым. О должностных папках и о том, как их вести, я подробно расскажу позже. Сейчас просто запомните, что это тоже входит в обязанности HR-специалиста отдела найма и адаптации.

Кажется, работы у отдела найма и адаптации персонала немало. Даже слишком много. Но если вы внедрили HR-технологию, эта работа идет «по накатанному» и отнимает не так много сил и времени.