В соответствии с вышеизложенным, для того чтобы определить из чего складывается наше время необходимо провести наблюдение. В течении двух недель наблюдать за своими действиями. В этом нам поможет метод хронометража, суть его заключается в четкой записи своих действий и времени затраченного на выполнение каких либо задач. Для начала, нужно отметить промежуток времени который мы будем исследовать, например с 8:00 до 20:00. Дальше, в течение этого времени, необходимо производить запись чем и в течение какого времени мы занимались.

1) Например, 8:00-8:15 проснулся, умылся, с 8:20 до 8:40 – завтракал. Для удобства можно использовать диктофон. В конце дня проводится анализ расхода времени. Дела следует классифицировать на: 1) дела на которые вы хотите тратить время (долгосрочные и приоритетные задачи, дело на которое стоит потратить время); 2) дела которые возможно делегировать (дела с которыми справятся ваши помощники); 3) дела которые вообще не стоят внимания (неучтенные дела). После, нужно определить долю времени каждого класса дел от общего объема учитываемого времени. Например: I – 5 часов, 5 / 12= 41,7 %; II – 3 часа, 3 / 12= 25 %; III – 4 часа 4 / 12= 33,3 %. Таким образом, получается реальная картина дня, дела II-го и III-го класса являются «пожирателями времени», а следовательно, резервом, который можно использовать для задач I-го класса. Самое удивительное, что кроме как вести хронометраж больше ничего и не требуется, показатель улучшается сам. Ведение хронометража является тренировкой чувства времени, которое проявляется в виде беспокойства, когда время расходуется впустую. Теперь у нас есть чувство времени и его необходимо качественно спланировать.

Теперь рассмотрим технику долгосрочного планирования. Задачи распределяем в три накопителя, на первый день, семь дней в год. Раз в неделю просматриваем список годовых задач, то, что дозрело до выполнения за неделю переместить в список недельных задач. Раз в день необходимо производить мониторинг списка задач на неделю, то, что дозрело до выполнения за день – переносить из недельного накопителя в дневной. Такая техника позволяет помнить все дела и гибко встроиться в текущие события.

Задачи следует проранжировать по приоритету и выполнять в первую очередь самые приоритетные. Задачи можно классифицировать на: 1) очень крупная задача (слон), эту задачу нужно разделить на блоки, их разделить на дневные порции (разрезать на бифштексы); 2) маленькая, но очень неприятная задача (лягушка), эту задачу необходимо выполнить в самом начале дня, повышает производительность оставшегося дня в три раза; 3) очень крупная и неприятная задача (регулярная лягушка), разделить задачу на множество маленьких неприятных задач и составить график их выполнения, ставить галочку после выполнения; чтобы замотивировать себя на выполнение этой задачи следует определить для себя приятный стимул ради которого стоит выполнять эту задачу; 4) большая задача, когда не знаешь с чего начать (швейцарский сыр), сделать хоть что-нибудь для выполнения этой задачи (отгрызть маленький кусочек), глаза боятся, а руки делают.

В заключении отметим еще один очень простой, но очень важный инструмент управления временем который носит название, «календарик-пинарик», от слова пинать. Суть метода заключается в закрашивании чисел в календаре, это делается для того чтобы не терять чувство материальности времени и каждый день понимать что безвозвратно ушел еще один день. Живи каждый день как последний, а перед сном – радуйся, что впереди еще целая жизнь.