Если Вы видите подобную ситуацию – не проходите мимо. Напишите обращение, предложите варианты решения проблемы. Возможно, Архиву нужна помощь – набить в текстовом или табличном виде список дел ПФС или ОЦ для размещения на сайте. Это простая волонтерская инициатива, но она нужна пользователям, а не архиву. Если пользователи не возмущаются, архивы оставляют описи в недоработанном виде.
И некоторые уточнения появились в новом документе:
Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии
Утвержден приказом Росархива от 25 июня 2020 г. №75
Архивный документ, признанный находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, в течение двух рабочих дней с даты принятия руководством архива соответствующего решения:
…включается в перечень архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, с указанием планируемых сроков проведения реставрационно-консервационных работ, размещаемый в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Согласно этому документу, мы вправе требовать теперь от архивов размещения на сайте Перечня дел НФС.
Итак, Есть несколько способов информирования пользователей о существенных отметках:
• Непосредственно в описях, как прописано в «Правилах».
• Создавать отдельный файл, по которому пользователи могут проверять дела на отметки, как указано в «Порядке признания дел НФС». Этот файл должен быть доступен на сайте архива.
• Отдельная база данных для проверки доступности документов, как это реализовано в Архиве Москве. Пользователь вводит номера фонда, описи, дела и получает информацию, есть ли ограничения на заказ этого дела. Такой формат перечня дел НФС тоже допускается.
В третьем разделе справочника Вы найдете только 2 архива, выложивших списки НПФ на своих сайтах на 01.01.2021. О чем это говорит? А том, что для Вас есть работа – написать письмо в свой архив и просить их сделать то, что они должны согласно процитированному выше нормативному акту.
Еще несколько документов на эту тему. В методических рекомендациях «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» (Росархив, 2013 г., http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-opis-2013.pdf) среди полей электронных описей указаны:
КРАЙНИЕ ДАТЫ – основное поле, обязательное для заполнения. (с.39)
КОЛИЧЕСТВО ЛИСТОВ – основное поле, обязательное для заполнения (стр.46)
ПРИМЕЧАНИЯ – основное поле. В данном поле указываются сведения из графы «Примечания» описи на бумажной основе, в том числе касательно условий доступа. … Включаются все отметки о выбытии, передаче, уничтожении, объединении или разделении единиц хранения/единиц учета, их микрофильмировании или сканировании, наличии в них копий, переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов, о наличии особо ценных документов, об условии доступа и др. (с.46)
Таким образом, в описях, составленных в электронном виде, крайние даты и количество листов это обязательные поля.
Важно, там же:
При заполнении поля ЗАГОЛОВОК очень важно учесть, что при перечислении однородных единиц хранения в электронной описи категорически не допускается применение формулировки «То же». Заголовок единицы хранения должен воспроизводиться полностью. В противном случае поиск информации не будет эффективным
Есть Методические рекомендации и для бумажных описей:
Андреева Н. М., Белянина Л. И., Ларина В. Г. и др. Составление архивных описей: Методические рекомендации. М.: Росархив. ВНИИДАД, 2007. – 144с – доступно по адресу