Идеальным вариантом для компании является проработка всех функций административно-хозяйственного отдела еще до начала его функционирования (хотя бы по той причине, что штат АХО тоже должен зависеть от того, что именно входит в обязанности административно-хозяйственного отдела, например, на должность обычного завхоза или офис-менеджера совершенно не обязательно искать человека с несколькими высшими техническими образованиями и блестящими знаниями сразу нескольких европейских и азиатских языков). Если попытаться составить точную последовательность действий, необходимых для определения целей и функций административно-хозяйственного отдела конкретной компании, то она будет иметь такой вид:

1) проанализировать с максимально возможной точностью текущее состояние компании с целью определить, выполнения каких функций ей не хватает и каким уделено недостаточно внимания; обычно анализ не является сложным, так как при неверной структуре компании многие вполне конкретные функции либо не выполняются вообще (так как отделам, которым они предписаны, не хватает времени и умений, чтобы заниматься совершенно посторонними делами), либо выполняются недостаточно тщательно и точно (например, из-за чрезмерных объемов работ, необходимых для выполнения какой-либо функции). Так, например, если в компании существует хорошо развитая транспортная служба, нелогично было возлагать всю ответственность за эту службу, например, на секретаря или финансового директора, тогда как ответственность за один служебный автомобиль в небольшой компании довольно часто лежит на плечах секретаря (выполняющего, кстати, и обязанности офис-менеджера);

2) проанализировать цели компании и определить цели и желаемые следствия изменений в структуре компании и административно-хозяйственного отдела;

3) выявить влияние специфики компании на функциональные направления и цели административно-хозяйственного отдела;

4) определить все моменты в структуре и специфике компании или штате сотрудников, которые так или иначе могут помешать процессу реализации поставленных целей;

5) выполнить подсчеты, способные показать, насколько выгодно для компании выполнять какие-либо работы силами штатных сотрудников либо с помощью привлечения сторонних служб и организаций;

6) определить оптимальную форму реализации каждой востребованной функции (т. е. назначить ответственным за нее одного сотрудника, отдел, службу и т. д.);

7) определив ответственного за выполнение некоторой функции сотрудника (отдел, службу и т. д.) и его должность, решить все вопросы, связанные с подчиненностью этой должности.

От специфики и размера конкретной компании зависит важность тех или иных функций. Так, например, список обязанностей, которые должен выполнять администратор административно-хозяйственного отдела в банковских учреждениях, подчеркивает важность своевременной замены ламп накаливания («дневного света») в осветительных приборах в помещении банка (при этом остальные указанные обязанности администратора АХО – исключительно контролирующие). Список же должностных обязанностей администратора АХО в небольших коммерческих организациях (со штатом около 30 человек) может включать в себя и открытие и закрытие магазина, и инкассирование денежных средств (т. е. в данном случае администратор АХО заменяет собой целую курьерскую службу), и взаимодействия с охранными структурами (как правило, в такого рода небольших компаниях контакты с государственными и муниципальными контролирующими органами и арендодателями осуществляет руководитель компании).

Как правило, в малого и среднего размера компаниях административно-хозяйственный отдел вполне успешно справляется со всеми своими обязанностями (обычно в обязанности небольших компаний входят большей частью функции первой, второй и третьей групп из представленного выше списка). По статистике, наибольшее количество нареканий со стороны сотрудников компаний вызывает невыполнение таких обязанностей АХО, как организация приемлемых рабочих мест и своевременное и качественное выполнение заявок (особенно когда они делаются не в строгой письменной форме) на мелкий ремонт какого-либо технического оборудования. Обратим более пристальное внимание на два этих проблемных вопроса.