Формат Дата удобен для использования в ячейках, в которых должна в общем формате указываться дата какого-либо события. Помимо вида даты, в таких ячейках данный формат позволяет выбирать язык (это также является одной из необходимых настроек данного формата, так как во многих вариантах оформления даты используется буквенное написание названий месяцев). Некоторые из вариантов, предлагаемых в поле списка окна настройки формата Дата включают в себя, кроме даты, ещё и точное время, однако в MS Excel существует также специальный формат Время ячеек электронной таблицы – для удобного отображения времени. Аналогично формату Дата этот формат позволяет выбирать вид отображения точного времени какого-либо события, а также язык.

Формат Процентный предназначен для автоматического отображения чисел, введённых пользователем в ячейки с таким форматом, в виде процентов, т. е. после введённого числа ячейка автоматически дописывает символа процента «%». В этом формате также можно указывать количество десятичных знаков после запятой.

Формат Дробный предназначен для отображения введённого пользователем числа в виде дроби; причём если, например, выбран тип дробей десятыми долями (1/10, 2/10 и т. д.), а в ячейку с таким форматом было введено число «1/2», то это число автоматически будет переведено в выбранный формат, т. е. изменится на «5/10».

Формат Экспоненциальный призван выводить в удобной форме большие числа (с большим количеством знаков как до, так и после запятой). Этот формат удобно использовать тогда, когда часть чисел в одном столбце (или одной строке) не умещается в ячейке, так как в этом случае часть ячеек будет содержать число, записанное в привычной для пользователя числовой форме, а часть – в экспоненциальной форме (в MS Excel именно эту форму автоматически принимает число, которое не умещается в ячейке электронной таблицы). Такая совмещённая форма записи нежелательна, особенно для строгих документов, поэтому в таких случаях удобнее оформить весь столбец (или всю строку) в одном формате Экспоненциальный. Однако при использовании этого формата необходимо уметь без каких-либо технических приспособлений переводить число из экспоненциальной формы обратно в числовую. Так, например, число «5,00Е-01» нужно перевести так: это число 5,00, умноженное на 10 в степени –1, т. е. 5/10 = 1/2. Соответственно, число «5,00Е+02» переводится в числовую форму как число 5,00, умноженное на 10 в степени 2, т. е. 500.

Формат Текстовый не подразумевает никаких специальных настроек для ячеек электронной таблицы, даже наоборот, этот формат означает отсутствие каких-либо настроек. Любые числовые либо текстовые данные, введённые в ячейки с таким форматом, отображаются точно так же, как и вводятся, без каких-либо изменений; другими словами, любую информацию в этих ячейках программа MS Excel воспринимает как текст, независимо от того встречаются ли в этом тексте числа и в каком виде.

Формат Дополнительный включает в себя четыре различных формата, предназначенных для работы с базами данных и списками адресов каких-либо лиц или организаций: Почтовый индекс, Индекс + 4, Номер телефона, Табельный номер.

Последняя строка в поле списка Числовые форматы носит название «Все форматы» и представляет собой список всех числовых форматов MS Excel, записанных в виде принятых в данном программном продукте специальных кодов. Этот список шаблонов числовых форматов даёт возможность пользователю создать свой собственный формат, если по каким-либо причинам он не может выбрать для себя приемлемый формат из уже имеющихся в MS Excel. Код для необходимого формата фактически приходится собирать из предложенных в списке. Однако сделать это весьма трудно, особенно если не знать хотя бы значений основных символов, используемых в коде форматов ячеек MS Excel: символ «;» (точка с запятой) является разделителем между подгруппами данных в строке кода. Данные расположены в строго определённом порядке: положительные числа, отрицательные числа, нулевые значения, текстовая информация, причём если в коде поставить подряд несколько точек с запятыми, то пропущенные таким образом подгруппы данных не будут отображаться в ячейке. Соответственно, код «;;;.» вообще не будет что-либо из введённой пользователем информации отображать в ячейке).