Время использования. Устав проекта – это не более чем упакованная информация, которая получена в ходе предшествующих операций, например стратегического планирования, процесса отбора проектов и назначения членов команды. Как следствие, небольшой опытной команде для разработки устава хватит 30 – 60 минут. При увеличении объема и сложности проекта, а значит, и размера ставок на создание устава, по всей вероятности, понадобится больше времени.
Выгоды. Проекты часто требуют таких организационных мероприятий, которые выходят за функциональные границы. Поскольку при подобном кросс-функциональном подходе руководители «владеют» ресурсами, устав представляет собой удобный способ предписать функциональным группам выделить необходимые ресурсы менеджеру проекта. Чтобы указать это в явной форме, во многих компаниях принята практика перечисления функциональных групп (или их руководителей), которые должны предоставить ресурсы, и имен членов проектной команды. Таким образом фактически определяются конкретные ресурсы, их количество и длительность использования в проекте, а также лица, ответственные за их предоставление. Устав не только подтверждает легальность проекта в организации, но также помогает представить проект, объявив о его начале и целях и официально передав бразды правления менеджеру.
НЕОБХОДИМОСТЬ УСТАВА
Для всех ли проектов нужен устав? Ведущей компании по производству грузовых автомобилей требуется несколько месяцев, чтобы издать устав проекта разработки нового автомобиля. Принимая во внимание тот факт, что в проекте задействованы миллионы долларов, компания создает многочисленные варианты содержания, расходов и временной привязки расписания, которые сначала тщательно оценивает и лишь потом запускает проект. Выполнение проекта начинается с издания подробного устава, а куратором обычно является вице-президент высшего ранга. Напротив, реализация крупного проекта в сфере информационных технологий обычно начинается с устава длиной в одно предложение, рассылаемого по электронной почте функциональным руководителям, которые должны предоставить ресурсы. Куратор не назначается, а выпуску устава предшествует лишь небольшое планирование. Правило здесь таково: любой крупный проект, потребляющий значительные ресурсы (свыше 10 тысяч долларов), должен выпустить устав. Для менее затратных проектов, обычно выполняемых в пределах одной функциональной группы, устав не издается, поскольку рассматривается как ненужная бумажная работа. Это хороший пример, показывающий, нужен ли устав для всех проектов. Итак, необходимость выпуска устава обусловлена размерами, сложностью и степенью кросс-функциональности проекта.
ПРОВЕРКА УСТАВА ПРОЕКТА
Убедитесь, что вы разработали надлежащий устав проекта. Этот устав должен:
• основываться на исходной информации, взятой из стратегических или тактических планов, на голосе заказчика, проектном предложении и процессе отбора проектов;
• включать в себя все элементы, определяемые форматом устава;
• обеспечивать согласованность элементов.
Преимущества и недостатки. Устав проекта характеризуется следующими преимуществами:
• ясность. Будучи, как правило, лаконичным, устав четко фиксирует основные положения проекта и предписывает выполнение его миссии;