Идя на встречу, следует определить главное: какую цель вы ставите, какие вопросы хотите выяснить и о чем проинформировать своего собеседника.

Деловую, впрочем, как и дипломатическую, беседу обычно не начинают с разговора о политике или о бизнесе, а например, о погоде, о последних событиях культурной или спортивной жизни, художественных выставках, новых фильмах, книгах и т. д. Важно уметь быть приятным собеседником, поскольку в ходе диалога проявляется эрудиция и культура участвующих в беседе, их политические и профессиональные знания.

В ходе подобных бесед не принято критиковать внутреннюю и внешнюю политику государств, граждане которых принимают участие в разговоре, негативно отзываться о руководителях, нравах и обычаях их стран.

В обычном, как и в торговом, праве устное слово имеет такой же вес, как и письменное обязательство. Бизнесмен, нарушивший слово, будет подвергнут осуждению и даже остракизму. На этом карьеру можно считать законченной.

Переговоры являются важной и неотъемлемой частью деловых контактов. Их успех во многом зависит от профессионального владения искусством ведения переговорного процесса. Это одна из сложнейших разновидностей деловой деятельности. В то же время переговоры не являются областью какой-либо одной отрасли знания. Теорией переговоров активно занимаются дипломаты, политологи, психологи, экономисты, социологи и др. Не существует и единой формулы ведения переговоров. Тем не менее нельзя не согласиться, что для успешного их проведения необходимо не только хорошее знание предмета обсуждения, владение техникой ведения переговоров, но и умение разбираться в психологии участников переговорного процесса.

Трудности вызываются прежде всего человеческим фактором: неодинаковым уровнем знаний, опыта, интеллекта, психикой, национальной и религиозной принадлежностью, возрастом и т. п. Участники переговоров – живые люди, с их индивидуальными характерами, а не просто абстрактные представители «сторон». Именно человеческий фактор по-разному влияет на ход и результаты переговоров.

Человеческий фактор просматривается во всех деталях переговорного процесса, даже в тех, которые на первый взгляд могут показаться не столь существенными. Несколько слов в этой связи хотелось бы сказать об этикете секретаря руководителя переговорного процесса. Для удобства изложения материала будем говорить об одном секретаре, хотя набор секретарских обязанностей может быть весьма обширен и требовать большого числа сотрудников.

Работа секретаря во многом определяет эффективность деятельности того руководителя, которого он обслуживает. Профессиональный секретарь должен иметь высокий уровень личной культуры, знания, требуемые для выполнения должностных обязанностей, и уметь использовать их на практике в повседневной деятельности.

Работа секретаря в большей степени, чем других сотрудников, требует знаний правил делового этикета, а также определенных природных качеств – доброжелательности, оптимизма, уравновешенности, сдержанности, чувства собственного достоинства.

Секретарь напоминает своему шефу о деловых встречах, готовит к ним необходимую документацию, оформляет материалы результатов встречи, контролирует сроки выполнения решений, принятых в ходе деловой встречи или переговоров. Секретарь также выполняет ряд других работ по указанию руководителя.

Требования делового этикета к внешнему виду и манерам секретаря достаточно просты, однако степень их выполнения часто служит основанием для формирования определенной оценки не только шефа, как делового человека, но и организации в целом. Поэтому если секретарь – женщина, то предпочтительна для нее такая же одежда, как и для любой деловой женщины, – костюм или строгое платье. Исключены джинсы и другая одежда из джинсовой ткани, лосины, брючки в обтяжку, шорты, майки и т. д. Нельзя находиться на работе в босоножках, спортивной обуви, без чулок.