Одно из главных правил при работе с иностранной делегацией – ранг и должность лица, встречающего гостей, должны соответствовать рангу и должности приезжающей делегации, то есть если приезжает руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен тоже руководитель принимающей компании. Встречать гостей, как правило, приезжает ответственное за прием делегации лицо в сопровождении двоих-троих человек.
Если гость приезжает с супругой, то руководитель с принимающей стороны также должен встречать гостей с супругой.
Если переговоры будет вести не руководитель компании, а его заместитель, то целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с руководителем компании, и лучше это сделать в начале переговорного процесса.
Высший знак внимания – встреча приглашенной делегации у трапа самолета, но если нет такой возможности, то можно ограничиться встречей в зале прилета.
Первым при встрече представляется глава принимающей стороны. В случае, когда с ним приехала супруга, он представляет и ее. Вторым представляется глава приглашенной стороны и соответственно представляет свою супругу.
После знакомства глав делегаций и их супруг проходит представление сотрудников по рангам: сначала это делает встречающая сторона, затем прибывшая. Если среди встречающих есть женщины, то сначала по рангам представляют их, затем мужчин. При встрече делегации в аэропорту или на вокзале глава принимающей стороны должен вручить цветы всем без исключения женщинам, прибывшим в составе делегации. Цветы лучше преподносить завернутыми в целлофан или подарочную упаковку, если они вручаются на улице.
Встречая в аэропорту делегацию из Франции, руководитель одной небольшой ювелирной компании допустил ошибку, которая позже чуть не стоила ему потери выгодного контракта. Не уточнив, сколько будет женщин в составе делегации, он приехал на встречу только с одним букетом цветов и подарил его старшей из дам, так как еще две женщины в прибывшей группе по возрасту были явно моложе.
Как оказалось, это были личный помощник руководителя компании, который имел не последнее слово, и дизайнер. А дама, которой были преподнесены цветы, – переводчик с французской стороны. В результате допущенной оплошности – неверная расстановки приоритетов и невнимательность к другим женщинам, принимающим решение в этой компании, – начало переговоров было затруднено.
Стоит знать, что обмен визитными карточками в аэропорту или на вокзале обычно не практикуется, это принято делать в самом начале деловых переговоров.
Вне зависимости от времени прибытия делегации желательно сразу же из аэропорта или с вокзала отвезти прибывших партнеров в гостиницу.
1.6.2. Правила рассаживания в автомобиле
Ничто не обходится нам так дешево и не ценится так дорого, как вежливость
Мигель Сервантес
После взаимных приветствий и представлений участники переговоров рассаживаются по машинам. По правилам международного этикета места в автомобиле, так же как за столом, делятся на почетные и менее почетные. Самое почетное место – на заднем сиденье, справа по ходу движения автомобиля (для стран с левосторонним движением – заднее сиденье, слева по ходу автомобиля). Первым садится и выходит из машины пассажир, занимающий наиболее почетное место (рис. 1). На рис. 2 представлена схема рассаживания пассажиров, если машина многоместная.
В случае приезда делегации в составе трех-четырех человек целесообразнее предусмотреть две автомашины, один из вариантов – микроавтобус.
В том случае, когда глава делегации прибыл с супругой, первое почетное место в автомобиле занимает супруга, супруг – второе почетное место (рис. 3).